FAQ

SOFTONE eSOURCE: Ηλεκτρονικοί Διαγωνισμοί

Εγώ σήμερα αποστέλλω την πρόσκληση σε Διαγωνισμό και λαμβάνω τις απαντήσεις μέσω e-mail. Σε τι διαφέρει η ηλεκτρονική εφαρμογή SOFTONE eSOURCE;

Η εφαρμογή δημιουργήθηκε για να χειρίζεται διαδικασίες ενώ το e-mail αλληλογραφία. Ενα πολύ βασικό πλεονέκτημα της χρήσης της εφαρμογής είναι, για παράδειγμα, η αυτόματη δημιουργία συγκριτικών πινάκων τιμών, λειτουργία που δεν είναι δυνατόν να εξυπηρετηθεί από την ανταλλαγή e-mails. Επιπλέον, η εφαρμογή μπορεί να διαχειριστεί πολλαπλούς χρήστες με διαφορετικούς ρόλους. Το e-mail χρησιμοποιείται στην εφαρμογή Ηλεκτρονικών Διαγωνισμών ως μέσο επικοινωνίας και όχι ως εφαρμογή Διαγωνισμών.

Με το e-mail, επικοινωνώ εύκολα με τους προμηθευτές μου. Με την εφαρμογή, η επικοινωνία θα είναι το ίδιο εύκολη;

Με τον προμηθευτή εγγεγραμμένο στην πλατφόρμα της SOFTONE cosmoONE, η επικοινωνία βελτιώνεται καθότι εξαλείφονται οι κίνδυνοι παράβλεψης ή διαγραφής του μηνύματος από λάθος, αναγνώρισής του ως spam ή απόρριψης του από τον mail server. Η επικοινωνία και το ιστορικό της παραμένουν στο σύστημα και είναι προσβάσιμα ανά πάσα στιγμή.

Έχω πολλές περιπτώσεις αγορών με πολύ συνοπτικές διαδικασίες. Δεν είναι υπερβολή να χρησιμοποιήσω το σύστημα Ηλεκτρονικών Διαγωνισμών;

Μάλλον το αντίθετο. Σε μικρούς και επαναλαμβανόμενους Διαγωνισμούς προσφέρεται η ευκολία αντιγραφής του προηγούμενου και της αποστολής του. Έτσι, όχι μόνο συντομεύεις τον χρόνο διενέργειας του κάθε Διαγωνισμού, αλλά έχεις ήδη έτοιμα τα στατιστικά και τις αναφορές προς τη Διοίκηση, αλλά και τις παραγγελίες προς τους Αναδόχους.

Οι διαδικασίες μου είναι πολύπλοκες και κάθε βήμα οδηγεί σε νέα απόφαση που πρέπει να πάρω. Με το SOFTONE eSOURCE θα έχω την απαιτούμενη ευελιξία;

Οι διαδικασίες σας μπορούν να μοντελοποιηθούν και η πολυπλοκότητα να απλοποιηθεί, καθότι στο SOFTONE eSOURCE, κάθε φορά, θα είναι διαθέσιμες οι εναλλακτικές για κάθε επόμενο βήμα, παρέχοντας μεν την ευελιξία που απαιτείται αλλά ταυτόχρονα αποφεύγοντας τις περιττές θεωρητικές επιλογές.

Τι γίνεται όταν θέλω να κατευθύνω τους προμηθευτές μου προς καλύτερες προσφορές;

Πρόκειται για τη δυνατότητα κλήσης ενός, περισσοτέρων ή όλων των Προμηθευτών σε υποβολή βελτιωμένων προσφορών μέσω του SOFTONE eSOURCE. Υπάρχει ακόμα και η δυνατότητα πρόσκλησής τους σε Ηλεκτρονική Δημοπρασία (SOFTONE eAUCTION).

Στις περιπτώσεις που έχω και τεχνική αξιολόγηση με βαθμολογία, πώς χρησιμοποιώ το SOFTONE eSOURCE;

Ο αγοραστής, στο αντίστοιχο στάδιο επεξεργασίας προσφορών, αποτυπώνει στο σύστημα τη βαθμολογία του κάθε συμμετέχοντος στον πίνακα αξιολόγησης του SOFTONE eSOURCE. Η βαθμολογία, με τους συντελεστές βαρύτητας που έχει οριστεί, παράγει το τελικό αποτέλεσμα της κάθε προσφοράς, το οποίο θα συνδυαστεί με τις τιμές για να αναδείξει τον τελικό νικητή.

Δεν ζητάω πάντα τιμές, αλλά και εκπτώσεις, ειδικά στις περιπτώσεις έργων. Το SOFTONE eSOURCE ανταποκρίνεται σε αυτές τις ανάγκες;

Φυσικά, διότι μπορεί να χρησιμοποιηθεί ο πίνακας τιμών με εκπτώσεις στον προϋπολογισμό ή σε τιμές αναφοράς (list prices). Για τα δημόσια έργα προβλέπεται από το SOFTONE eSOURCE και ο έλεγχος «ομαλότητας τιμών» σύμφωνα με τις διατάξεις του Δημοσίου.

Στην εταιρεία μας κάποιοι συντάσσουν και ανακοινώνουν τους Διαγωνισμούς και κάποιοι άλλοι τους αξιολογούν. Είναι αυτό δυνατό μέσα από την εφαρμογή SOFTONE eSOURCE;

Στην εφαρμογή υπάρχουν ρόλοι χρηστών και έτσι ορίζονται διαφορετικοί χρήστες σε κάθε στάδιο του εκάστοτε Διαγωνισμού, με διαφορετικά δικαιώματα ενεργειών. Μπορεί να οριστεί χειριστής του Διαγωνισμού, Επιτροπές Αξιολόγησης, Ομάδες Αγορών, επιβλέποντες Διευθυντές, κλπ., ώστε να αντανακλά με τον καλύτερο τρόπο τις διαδικασίες προμηθειών του οργανισμού.

Πώς θα χρησιμοποιούν την εφαρμογή οι σημερινοί προμηθευτές μου; Θα πληρώσουν;

Οι προμηθευτές θα προσκληθούν να εγγραφούν στο SOFTONE eSOURCE, αν δεν είναι ήδη εγγεγραμμένοι. Η εγγραφή τους, τους δίνει αυτόματα το δικαίωμα να συμμετέχουν σε Ηλεκτρονικές Προμήθειες και άλλων εταιρειών που είναι εγγεγραμμένοι στην πλατφόρμα της SOFTONE cosmoONE, δηλαδή τους δίνει τη δυνατότητα να βρουν νέους πελάτες. Με αυτόν τον τρόπο, κάθε εταιρεία ή οργανισμός που διενεργεί Διαγωνισμούς ανακαλύπτει και έχει πρόσβαση σε 13.000+ προμηθευτές που είναι ήδη εγγεγραμμένοι. Οι προμηθευτές εγγράφονται και χρησιμοποιούν την πλατφόρμα της SOFTONE cosmoONE ως Προμηθευτές. εντελώς δωρεάν, χωρίς καμία απολύτως χρέωση.

Τι γίνεται αν ο προμηθευτής δεν συμφωνήσει να πάρει μέρος στον Ηλεκτρονικό Διαγωνισμό;

Οι εταιρείες χρησιμοποιούν όλο και περισσότερο τις διαθέσιμες τεχνολογίες και οδηγούνται σταδιακά στον ψηφιακό μετασχηματισμό τους, απολαμβάνοντας τα σημαντικά οφέλη της αυτοματοποίησης των διαδικασιών τους. Αυτό επηρεάζει θετικά και τους προμηθευτές καθώς τους ανοίγεται ένα νέο κανάλι πωλήσεων. Αν κάποιος προμηθευτής δεν είναι σύμφωνος για τη συμμετοχή του σε διαγωνισμό, είναι μεν δικαίωμά του, αλλά δεν μπορεί να σταματήσει αυτή την εξέλιξη.

Πόσος χρόνος απαιτείται για τη διαδικασία προετοιμασίας της εταιρείας στην υιοθέτηση της εφαρμογής Ηλεκτρονικών Διαγωνισμών;

Συνήθως μία έως δύο βδομάδες, ανάλογα με τον αριθμό και την πολυπλοκότητα των διαφορετικών διαδικασιών των Διαγωνισμών. Όμως, και αυτή η προετοιμασία είναι τυποποιημένη και συνήθως υλοποιείται σε στάδια, με τα στελέχη των εταιρειών να ενημερώνονται και να εκπαιδεύονται σε ομάδες. Εξαιρούνται από τον χρόνο αυτό οι τυχόν διαδικασίες ολοκλήρωσης (διασύνδεσης) με άλλα συστήματα και οι πιθανές περιπτώσεις που θα ζητηθεί ανάπτυξη προσωποποιημένων δυνατοτήτων της εφαρμογής.

Αν είμαι Δημόσιος Οργανισμός μπορώ να διενεργώ Ηλεκτρονικούς Διαγωνισμούς;

Φυσικά, αλλά πάντα σύμφωνα με συγκεκριμένους κανόνες και διαδικασίες διεξαγωγής, όπως αυτοί ορίζονται από το Νομοθετικό Πλαίσιο του Ν.4412/16.

SOFTONE eAUCTION: Ηλεκτρονικές Δημοπρασίες

Γιατί να μην κάνω διαπραγμάτευση με τους προμηθευτές μου και να χρησιμοποιήσω Ηλεκτρονική Δημοπρασία;

Η προσωπική διαπραγμάτευση δεν είναι τόσο αποτελεσματική όσο η διαπραγμάτευση που δημιουργεί το περιβάλλον ανταγωνισμού ανάμεσα στους ίδιους τους προμηθευτές. Αυτοί ενδεχομένως να έχουν και άλλα κίνητρα μείωσης τιμής, που είναι τελείως άγνωστοι ή αδιάφοροι στον αγοραστή [Market Share, επιστροφές με την επίτευξη στόχου πωλήσεων (rebate), κ.ά.]. Επίσης, η προσωπική διαπραγμάτευση χρειάζεται προετοιμασία, χρόνο και συνήθως παρουσία και άλλων, ενώ η ηλεκτρονική γίνεται χωρίς προσωπική παρέμβαση, με τη δυνατότητα προαιρετικής παρακολούθησης μέσω internet.

Αν δεν έχω πολλούς Προμηθευτές, αλλά μόνο δύο, μπορώ να κάνω Ηλεκτρονική Δημοπρασία;

Φυσικά, διότι η κάθε Δημοπρασία δημιουργεί συνθήκες ανταγωνισμού, και η δυνατότητα υποβολής πολλών προσφορών δημιουργεί πολλούς «εικονικούς προμηθευτές», κάτι που είναι εντελώς αδύνατο με την παραδοσιακή μέθοδο των προσφορών.

Μπορούμε να διενεργούμε Ηλεκτρονικές Δημοπρασίες όταν το κριτήριο δεν είναι μόνο η τιμή αλλά και η ποιότητα, ή τα τεχνικά χαρακτηριστικά;

Βέβαια, αρκεί να ορίσουμε τη βαθμολογία της ποιοτικής αξιολόγησης της κάθε προσφοράς και τον τρόπο-τύπο συσχέτισης της βαθμολογίας με την τιμή. Η σύγκριση γίνεται online στην Ηλεκτρονική Δημοπρασία, μέσω SOFTONE eAUCTION.

Τι γίνεται στις περιπτώσεις που κάποιοι προμηθευτές παραδίδουν τα προϊόντα στις αποθήκες μας και άλλοι στα εργοστάσια τους;

Και αυτή η περίπτωση λαμβάνεται υπόψιν μέσω συγκεκριμένου τύπου Δημοπρασίας που επιβαρύνει με τα αντίστοιχα σταθερά μεταφορικά κόστη τις διαδοχικές προσφορές των προμηθευτών που δεν παραδίδουν στις αποθήκες του αγοραστή, όλα μέσω του συστήματος της Δημοπρασίας SOFTONE eAUCTION.

Πώς μπορώ να συγκρίνω οικονομικές προσφορές, όταν οι προμηθευτές μου προτείνουν διαφορετικά χρονοδιαγράμματα πληρωμών και πρέπει να τα λάβω υπόψη μου;

Σε αυτές τις περιπτώσεις, χρησιμοποιούμε τον τύπο της Δημοπρασίας με κριτήριο την καλύτερη «παρούσα αξία» (Net Present Value). Έτσι, είναι εύκολα συγκρίσιμο το κόστος αγοράς με συνυπολογισμό διαφορετικών χρονοδιαγραμμάτων πληρωμών, αλλά και το συνολικό κόστος ιδιοκτησίας (total cost of ownership), λαμβάνοντας υπόψη και για τα επόμενα χρόνια, τα κόστη συντήρησης και υποστήριξης του εξοπλισμού.

Αν ζητώ ένα σύνολο ειδών, μπορώ να έχω εικόνα για την τιμή που μου δίνει ανά είδος μέσω της Ηλεκτρονικής Δημοπρασίας ο κάθε προμηθευτής;

Με τη χρήση της πολυμεταβλητής Δημοπρασίας, για κάθε είδος υποβάλλεται η τιμή μονάδας, και το σύστημα υπολογίζει online το τελικό σύνολο, πολλαπλασιάζοντας τις τιμές μονάδας με τις αντίστοιχες ποσότητες και αθροίζοντας τα επί μέρους γινόμενα.

Οι δικοί μου Προμηθευτές (λένε ότι) δεν έχουν Internet και ειδικές γνώσεις. Τι μπορώ να κάνω σε αυτήν την περίπτωση;

Σήμερα όλοι οι Προμηθευτές σου, εταιρείες ή επιτηδευματίες υποβάλλουν τη φορολογική τους δήλωση ηλεκτρονικά, άρα είτε εκείνοι είτε ο λογιστής τους έχει πρόσβαση στο Internet. Ειδικές γνώσεις για να δώσεις την τιμή σου με μία οθόνη, δεν απαιτούνται. Εξάλλου, ο πάροχος της υπηρεσίας Ηλεκτρονικών Δημοπρασιών θα εκπαιδεύσει τους Προμηθευτές και θα τους λύσει κάθε απορία ή πρόβλημα στην εκπαιδευτική δημοπρασία που προηγείται της κανονικής.

Και αν ο προμηθευτής δεν συμφωνήσει να πάρει μέρος στην Ηλεκτρονική Δημοπρασία;

Για να έχει τη δυνατότητα κατάθεσης προσφοράς, θα πρέπει να συμμετάσχει. Επιπλέον, η δημοπρασία θα του προσφέρει το πλεονέκτημα ότι θα έχει την επιλογή και για δεύτερη, βελτιωμένη προσφορά, σε περίπτωση που η προηγούμενη που υπέβαλε δεν τον φέρνει στην πρώτη θέση επιλογής. Πάντα βέβαια υπάρχει η επιλογή να δώσει μόνο μία προσφορά μέσα από το σύστημα και να αποσυνδεθεί.

Ο κάθε προμηθευτής βλέπει τις προσφορές των ανταγωνιστών του;

Όχι κατ’ ανάγκη. Βλέπει αυτό που ο αγοραστής θα επιτρέψει να φαίνεται. Το πιο συνηθισμένο είναι ότι ο κάθε προμηθευτής βλέπει την κατάταξή του (1ος, 2ος κλπ.), χωρίς να γνωρίζει την καλύτερη τιμή, ούτε και ποιος την έχει υποβάλει. Έτσι, αφενός διατηρείται η εχεμύθεια των τιμών, και αφετέρου η διαδικασία γίνεται ανταγωνιστική.

Εγώ ως διοργανωτής Δημοπρασίας, τι βλέπω;

Ο διοργανωτής μπορεί να βλέπει όλα τα στοιχεία, δηλαδή επωνυμία εταιρείας, τιμές και χρόνο υποβολής για όλους τους προμηθευτές. Σε μερικές περιπτώσεις, αν επιβάλλεται από τον κανονισμό προμηθειών της εταιρείας, η επιτροπή του Διαγωνισμού δεν βλέπει επωνυμίες εταιρειών κατά τη διάρκεια της Ηλεκτρονικής Δημοπρασίας, αλλά μόνο τιμές, ώστε να διατηρείται απόλυτα και η ανωνυμία των συμμετεχόντων.

Πόσος χρόνος απαιτείται για την προετοιμασία μίας Ηλεκτρονικής Δημοπρασίας;

Κατά κανόνα μία εβδομάδα από τη στιγμή που θα υπάρχει έτοιμη λίστα υποψηφίων συμμετεχόντων/ προμηθευτών στη Δημοπρασία, και όταν το τελευταίο κριτήριο επιλογής είναι οι τιμές. Ο χρόνος αυτός επαρκεί για την εγγραφή, εκπαίδευση και συμμετοχή στη δοκιμαστική Δημοπρασία όλων των προσκεκλημένων προμηθευτών.

Αν είμαι Δημόσιος Οργανισμός μπορώ να κάνω Ηλεκτρονικές Δημοπρασίες;

Φυσικά, αλλά πάντα σύμφωνα με συγκεκριμένους κανόνες και διαδικασίες διεξαγωγής, όπως αυτοί ορίζονται από το Νομοθετικό Πλαίσιο του Ν.4412/16.

SOFTONE eDEMAND: Ηλεκτρονικά Αιτήματα Αγορών

Ποιες είναι οι διαφορές ανάμεσα στην εφαρμογή SOFTONE eDEMAND και στην ηλεκτρονική διαχείριση αιτημάτων στο ERP μου ή ένα άλλο σύστημα workflow;

Η βασική διαφορά είναι ότι το SOFTONE eDEMAND εξειδικεύεται στη διαχείριση των αιτήσεων αγορών και προμηθειών. Ως αποτέλεσμα, δεν επιβαρύνεται η εγκατάσταση, η εκμάθηση και η λειτουργία του με περιττές λειτουργικότητες που δεν ενδιαφέρουν καθόλου τη διαδικασία προμηθειών. Αυτό αντανακλάται και στο χαμηλότερο κόστος, καθότι σε αντίθεση με τα περισσότερα ERP και πακέτα Workflow, δεν υπάρχει περιορισμός στις άδειες λογισμικού. To SOFTONE eDEMAND προσφέρει όλα τα απαραίτητα εργαλεία για τη διαχείριση των αιτημάτων προμήθειας, είναι παραμετροποιήσιμο και διασυνδέεται με οποιοδήποτε σύστημα ERP.

To SOFTONE eDEMAND προσφέρει μεγάλη ευελιξία αφού είναι μεν μια αυτόνομη εφαρμογή, συνδέεται δε με οποιοδήποτε ERP της αγοράς. Σε περίπτωση αλλαγής του ERP, συνεχίζει να λειτουργεί απρόσκοπτα με την άμεση σύνδεση με το νέο ERP.

Φυσικά, αλλά πάντα σύμφωνα με συγκεκριμένους κανόνες και διαδικασίες διεξαγωγής, όπως αυτοί ορίζονται από το Νομοθετικό Πλαίσιο του Ν.4412/16.