Η εφαρμογή δημιουργήθηκε για να χειρίζεται διαδικασίες ενώ το e-mail αλληλογραφία. Ενα πολύ βασικό πλεονέκτημα της χρήσης της εφαρμογής είναι, για παράδειγμα, η αυτόματη δημιουργία συγκριτικών πινάκων τιμών, λειτουργία που δεν είναι δυνατόν να εξυπηρετηθεί από την ανταλλαγή e-mails. Επιπλέον, η εφαρμογή μπορεί να διαχειριστεί πολλαπλούς χρήστες με διαφορετικούς ρόλους. Το e-mail χρησιμοποιείται στην εφαρμογή Ηλεκτρονικών Διαγωνισμών ως μέσο επικοινωνίας και όχι ως εφαρμογή Διαγωνισμών.

Με τον προμηθευτή εγγεγραμμένο στην πλατφόρμα της cosmoONE, η επικοινωνία βελτιώνεται καθότι εξαλείφονται οι κίνδυνοι παράβλεψης ή διαγραφής του μηνύματος από λάθος, αναγνώρισής του ως spam ή απόρριψης του από τον mail server. Η επικοινωνία και το ιστορικό της παραμένουν στο σύστημα και είναι προσβάσιμα ανά πάσα στιγμή.

Μάλλον το αντίθετο. Σε μικρούς και επαναλαμβανόμενους Διαγωνισμούς προσφέρεται η ευκολία αντιγραφής του προηγούμενου και της αποστολής του. Έτσι, όχι μόνο συντομεύεις τον χρόνο διενέργειας του κάθε Διαγωνισμού, αλλά έχεις ήδη έτοιμα τα στατιστικά και τις αναφορές προς τη Διοίκηση, αλλά και τις παραγγελίες προς τους Αναδόχους.

Οι διαδικασίες σας μπορούν να μοντελοποιηθούν και η πολυπλοκότητα να απλοποιηθεί, καθότι στο sourceONE, κάθε φορά, θα είναι διαθέσιμες οι εναλλακτικές για κάθε επόμενο βήμα, παρέχοντας μεν την ευελιξία που απαιτείται αλλά ταυτόχρονα αποφεύγοντας τις περιττές θεωρητικές επιλογές.

Πρόκειται για τη δυνατότητα κλήσης ενός, περισσοτέρων ή όλων των Προμηθευτών σε υποβολή βελτιωμένων προσφορών μέσω του sourceONE. Υπάρχει ακόμα και η δυνατότητα πρόσκλησής τους σε Ηλεκτρονική Δημοπρασία (auctionONE).

Ο αγοραστής, στο αντίστοιχο στάδιο επεξεργασίας προσφορών, αποτυπώνει στο σύστημα τη βαθμολογία του κάθε συμμετέχοντος στον πίνακα αξιολόγησης του sourceONE. Η βαθμολογία, με τους συντελεστές βαρύτητας που έχει οριστεί, παράγει το τελικό αποτέλεσμα της κάθε προσφοράς, το οποίο θα συνδυαστεί με τις τιμές για να αναδείξει τον τελικό νικητή.

Φυσικά, διότι μπορεί να χρησιμοποιηθεί ο πίνακας τιμών με εκπτώσεις στον προϋπολογισμό ή σε τιμές αναφοράς (list prices). Για τα δημόσια έργα προβλέπεται από το sourceONE και ο έλεγχος «ομαλότητας τιμών» σύμφωνα με τις διατάξεις του Δημοσίου.

Στην εφαρμογή υπάρχουν ρόλοι χρηστών και έτσι ορίζονται διαφορετικοί χρήστες σε κάθε στάδιο του εκάστοτε Διαγωνισμού, με διαφορετικά δικαιώματα ενεργειών. Μπορεί να οριστεί χειριστής του Διαγωνισμού, Επιτροπές Αξιολόγησης, Ομάδες Αγορών, επιβλέποντες Διευθυντές, κλπ., ώστε να αντανακλά με τον καλύτερο τρόπο τις διαδικασίες προμηθειών του οργανισμού.

Οι προμηθευτές θα προσκληθούν να εγγραφούν στο sourceONE, αν δεν είναι ήδη εγγεγραμμένοι. Η εγγραφή τους, τους δίνει αυτόματα το δικαίωμα να συμμετέχουν σε Ηλεκτρονικές Προμήθειες και άλλων εταιρειών που είναι εγγεγραμμένοι στην πλατφόρμα της cosmoONE, δηλαδή τους δίνει τη δυνατότητα να βρουν νέους πελάτες. Με αυτόν τον τρόπο, κάθε εταιρεία ή οργανισμός που διενεργεί Διαγωνισμούς ανακαλύπτει και έχει πρόσβαση σε 13.000+ προμηθευτές που είναι ήδη εγγεγραμμένοι. Οι προμηθευτές εγγράφονται και χρησιμοποιούν την πλατφόρμα της cosmoONE ως Προμηθευτές. εντελώς δωρεάν, χωρίς καμία απολύτως χρέωση.

Οι εταιρείες χρησιμοποιούν όλο και περισσότερο τις διαθέσιμες τεχνολογίες και οδηγούνται σταδιακά στον ψηφιακό μετασχηματισμό τους, απολαμβάνοντας τα σημαντικά οφέλη της αυτοματοποίησης των διαδικασιών τους. Αυτό επηρεάζει θετικά και τους προμηθευτές καθώς τους ανοίγεται ένα νέο κανάλι πωλήσεων. Αν κάποιος προμηθευτής δεν είναι σύμφωνος για τη συμμετοχή του σε διαγωνισμό, είναι μεν δικαίωμά του, αλλά δεν μπορεί να σταματήσει αυτή την εξέλιξη.

Συνήθως μία έως δύο βδομάδες, ανάλογα με τον αριθμό και την πολυπλοκότητα των διαφορετικών διαδικασιών των Διαγωνισμών. Όμως, και αυτή η προετοιμασία είναι τυποποιημένη και συνήθως υλοποιείται σε στάδια, με τα στελέχη των εταιρειών να ενημερώνονται και να εκπαιδεύονται σε ομάδες. Εξαιρούνται από τον χρόνο αυτό οι τυχόν διαδικασίες ολοκλήρωσης (διασύνδεσης) με άλλα συστήματα και οι πιθανές περιπτώσεις που θα ζητηθεί ανάπτυξη προσωποποιημένων δυνατοτήτων της εφαρμογής.

Φυσικά, αλλά πάντα σύμφωνα με συγκεκριμένους κανόνες και διαδικασίες διεξαγωγής, όπως αυτοί ορίζονται από το Νομοθετικό Πλαίσιο του Ν.4412/16.