ЧЕСТО ЗАДАВАНИ ВЪПРОСИ
sourceONE: Електронни конкурси
До днес изпращах покани за участие в търгове и получавах отговори по електронна поща. С какво приложението sourceONE е по-различно?
Приложението е създадено за управление на процедури, докато електронната поща управлява кореспонденцията. Основна полза от използването на приложението е например автоматичното създаване на таблици за сравнение на цените – функция, която не може да се изпълнява при обмен на електронни съобщения. Освен това приложението може да управлява множество потребители с различни роли. В приложението e-Tender, имейлът се използва като средство за комуникация, а не като Tender приложение.
С помощта на електронната поща мога лесно да комуникирам с моите доставчици. Дали с приложението комуникацията ще бъде толкова лесна?
Ако доставчикът е регистриран в платформата cosmoONE, комуникацията се подобрява, тъй като се елиминира рискът от погрешно пренебрегване или изтриване на съобщение, отбелязването му като спам или отхвърлянето му от пощенския сървър. Кореспонденцията и нейната история остават в системата и са достъпни във всеки един момент.
Много от покупките ми се извършват с много кратки процедури. Няма ли да е неоправдано използването на системата e-Tender?
По-скоро обратното. При малки и повтарящи се конкурси се предлага удобството да копирате предишния и да го изпратите. По този начин не само съкращавате времето за провеждане на всеки конкурс, но и вече разполагате със статистически данни и отчети за ръководството, както и с поръчки за изпълнителите.
Процедурите ми са сложни и всяка стъпка води до ново решение, което трябва да взема. Ще ми предложи ли sourceONE необходимата гъвкавост?
Вашите процедури могат да бъдат моделирани и тяхната сложност може да бъде опростена, тъй като sourceONE винаги ще Ви предлага всички налични алтернативни варианти за всяка следваща стъпка, което осигурява необходимата гъвкавост и Ви спестява ненужни теоретични решения.
Какво се случва, когато искам да насоча доставчиците си към по-добри оферти?
SourceONE ви дава възможност да поканите един, повече или всички доставчици да представят по-добри оферти. Можете дори да ги поканите на електронен търг (auctionONE).
Как да използвам sourceONE в случаите, когато имам и техническа оценка с резултат?
На съответния етап от обработката на офертата, възложителят въвежда оценката на всеки участник в таблицата за оценка в sourceONE в системата. Оценката, заедно със зададените тегловни коефициенти, дава крайната оценка на всяка оферта, която се комбинира с цените, за да се определи крайният победител.
Невинаги питам за цени, но и за отстъпки, особено в случай на проекти. Отговаря ли sourceONE на тези нужди?
Разбира се, тъй като таблицата с цените може да се използва с отстъпки към бюджетните или референтните цени (цени по ценоразпис). За обществените поръчки sourceONE предвижда и проверка за „нормалност на цените“ в съответствие с разпоредбите на публичния сектор.
В нашата компания сме назначили определени лица, които да съставят и обявяват конкурсните процедури, а други да ги оценяват. Възможно ли е това чрез приложението sourceONE?
Приложението разполага с потребителски роли, така че можете да определяте различни потребители на всеки етап от всеки конкурс, с различни права на действие. Можете да назначите оператор на конкурса, комисии за оценка, екипи за поръчки, контролиращи мениджъри и т.н. по начин, който най-добре отразява процедурите за поръчки във Вашата компания.
Как моите настоящи доставчици могат да използват приложението? Ще трябва ли да плащат?
Доставчиците ще бъдат поканени да се регистрират за sourceONE, ако все още не са го направили. С регистрацията, те автоматично получават право да участват в електронни поръчки на други компании, които са регистрирани в платформата cosmoONE, което означава, че им се дава възможност да намерят нови клиенти. По този начин всяка компания или организация, която провежда конкурси, може да открие и да получи достъп до над 13 000 регистрирани доставчици. Доставчиците се регистрират и използват платформата cosmoONE като напълно безплатно, без каквито и да било такси.
Какво да правим, ако доставчикът не е съгласен да участва в електронния конкурс?
Компаниите използват все повече наличните технологии и постоянно се движат към своята цифрова трансформация, като извличат големи ползи от автоматизирането на процедурите си. Това е от полза и за доставчиците, тъй като за тях се отваря нов канал за продажби. Доставчикът има право да не се съгласи да участва в конкурс, но не може да спре това развитие.
Колко време е необходимо за процеса на подготовка на дружеството за приемане на приложението за електронни конкурси?
Обикновено от една до две седмици, в зависимост от броя и сложността на различните конкурсни процедури. Тази подготовка също е стандартизирана и обикновено се извършва на етапи, като служителите на компанията се информират и обучават на групи. При това се изключва допълнителното време, необходимо за процедурите на интеграция (взаимно свързване) с други системи и евентуалните заявки за персонализирани функции на приложението.
Може ли организация от публичния сектор да провежда електронни конкурси?
Разбира се, но винаги в съответствие с конкретни правила и процедури, като тези, определени в Закон 4412/16.
auctionONE: Електронни търгове
Защо да не преговарям с доставчиците си, а вместо това да използвам електронния търг?
Личното договаряне не е толкова ефективно, колкото това, което се подпомага от конкуренцията между самите доставчици. Възможно е те да имат и други стимули за намаляване на цената, които са напълно неизвестни или безразлични за купувача (Market Share, отстъпки при достигане на целева стойност на продажбите (rebate) и др.). Освен това личните преговори изискват подготовка, време и обикновено присъствие на други страни, докато електронните преговори се провеждат без лична намеса и с незадължително онлайн наблюдение.
Ако нямам много доставчици, а само двама, мога ли да проведа електронен търг?
Разбира се, защото всеки търг насърчава конкуренцията, а възможността за подаване на множество оферти създава множество „виртуални доставчици“, което е невъзможно при традиционния метод на офериране.
Мога ли да провеждам електронни търгове, когато критерият е не само цената, но и качеството или техническите характеристики?
Разбира се, достатъчно е да се определи качествената оценка на всяка оферта и начинът, по който тази оценка се съотнася към цената. Сравнението се извършва онлайн от auctionONE по време на електронния търг.
Какво се случва, когато някои доставчици доставят продукти до нашите складове, а други – до своите фабрики?
Този случай също се взема предвид от определен вид търг, който таксува последователните оферти на доставчиците, които не доставят до складовете на купувача, със съответните фиксирани такси за доставка. Всичко това се извършва чрез системата auctionONE.
Как мога да сравня финансовите оферти, когато доставчиците предлагат различни графици за плащане и аз трябва да ги взема предвид?
В тези случаи използваме тръжна формула въз основа на най-добрата „настояща стойност“ Net Present Value). По този начин е лесно да се сравнят разходите за закупуване, като се вземат предвид различните графици за плащане, но също така и общите разходи за притежание, като се вземат предвид и разходите за поддръжка и обслужване на оборудването през следващите години.
Ако поискам набор от артикули, мога ли да получа обща картина за цената, която всеки доставчик предлага за всеки артикул чрез електронния търг?
При използването на многовариантния търг се подава единичната цена за всеки артикул, а системата изчислява онлайн крайната обща сума, като умножава единичните цени по съответните количества и сумира частичните продукти.
Доставчиците ми твърдят, че не разполагат с Интернет или специализирани познания. Какво мога да направя в този случай?
Днес всички ваши доставчици, фирми или търговци подават данъчните си декларации по електронен път, така че или те, или техният счетоводител имат достъп до Интернет. Не са нужни специализирани познания, за да въведете цената си на екрана. Освен това доставчикът на услугата за електронен търг ще обучи доставчиците и ще отговори на всички въпроси или ще реши всички проблеми по време на учебния търг, който предхожда официалния.
Какво следва, ако доставчикът не е съгласен да участва в електронния търг?
За да може да подаде оферта, те ще трябва да участват. Нещо повече, търгът ще му даде възможност да подаде втора, подобрена оферта, в случай че предишната не го е поставила на първо място. Разбира се, той винаги има възможност да подаде само една оферта чрез системата и да излезе от нея.
Виждат доставчиците офертите на своите конкуренти?
Не е задължително. Доставчиците ще виждат само това, което купувачът позволи да бъде видяно. Най-често всеки доставчик вижда своето класиране (1-во, 2-ро и т.н.), без да знае най-добрата цена, нито кой я е предложил. По този начин не само се запазва конфиденциалността на цените, но и се повишава конкурентоспособността на процедурата.
Какво виждам аз като организатор на търг?
Организаторът може да види цялата информация, т.е. името на компанията, цените и времето за подаване на заявки на всички доставчици. В случаите, когато това се изисква от регламента за възлагане на обществени поръчки на дружеството, тръжната комисия не вижда имената на дружествата по време на електронния търг, а само цените, за да се запази напълно анонимността на участниците.
Колко време отнема подготовката на електронен търг?
По правило една седмица от момента, в който списъкът на кандидатите/доставчиците е готов и когато крайният критерий за подбор са цените. Това време е достатъчно за регистрацията, обучението и участието в пробния търг на всички поканени доставчици.
Може ли организация от публичния сектор да провежда електронни конкурси?
Разбира се, но винаги в съответствие с конкретни правила и процедури, като тези, определени в Закон 4412/16.
demandONE: Електронни заявки за покупка
Какви са разликите между приложението demandONE и управлението на заявките по електронен път в моята ERP система или друга система workflow?
Основната разлика е, че demandONE е специализирана в управлението на заявки за покупки и поръчки. В резултат на това инсталацията, обучението и експлоатацията не са обременени с ненужни функции, които не са пряко свързани с процеса на възлагане на поръчки. Това се отразява на по-ниските разходи, тъй като няма ограничение на софтуерните лицензи, за разлика от повечето ERP и workflow пакети. DemandONE предлага всички необходими инструменти за управление на заявките за поръчка, може да се конфигурира и да се свързва с всяка ERP система.
DemandONE осигурява висока степен на гъвкавост. Това е автономно приложение, което може да бъде свързано и с всяка ERP система на пазара. В случай на смяна на ERP платформата, то тя продължава да работи безпроблемно, като се свързва незабавно с новата ERP система.
Разбира се, но винаги в съответствие с конкретни правила и процедури, като тези, определени в Закон 4412/16.