FAQ

SOFTONE eSOURCE: Cereri de oferte electronice

Trimit astăzi invitația la o cerere de oferte și primesc răspunsurile prin e-mail. Prin ce diferă aplicația online SOFTONE eSOURCE?

Aplicația a fost creată pentru a gestiona proceduri, în timpul ce e-mailul este destinat corespondenței. Un avantaj de bază al utilizării aplicației este, de exemplu, crearea automată a tabelelor comparative de prețuri, o funcție care nu poate fi îndeplinită prin schimbul de e-mailuri. În plus, aplicația poate gestiona mai mulți utilizatori cu roluri diferite. E-mailul este utilizat în cadrul aplicației de licitații electrice ca mijloc de comunicare și nu ca aplicație de licitație.

Pot comunica prin e-mail cu ușurință cu furnizorii mei. Comunicarea va fi la fel de ușoară prin intermediul aplicației?

Comunicarea cu furnizorii înregistrați pe platforma SOFTONE cosmoONE este îmbunătățită, deoarece sunt eliminate riscurile de a ignora sau șterge mesajul din greșeală, de a-l marca drept spam sau de a fi respins de către serverul de e-mail. Comunicarea și istoricul acesteia rămân în sistem și pot fi accesate în orice moment.

Desfășor multe achiziții cu proceduri foarte scurte. Nu este excesivă utilizarea sistemului de licitație electronică?

Dimpotrivă. În cazul cererilor de oferte mici și recurente, poți copia și trimite cererea de oferte utilizată anterior. Astfel, nu numai că reduci timpul alocat desfășurării fiecărei proceduri, dar obții și statistici și rapoarte pentru persoanele de decizie, precum și comenzile pentru contractanții declarați câștigători.

Procedurile mele sunt complexe și fiecare pas duce la o nouă decizie pe care trebuie să o iau. Voi avea flexibilitatea de care am nevoie cu SOFTONE eSOURCE?

Procesele pot fi personalizate și complexitatea poate fi redusă, deoarece în SOFTONE eSOURCE vei beneficia de acțiuni alternative pentru fiecare pas următor, astfel încât să te bucuri de flexibilitate și să faci mai puține alegeri.

Ce se întâmplă atunci când vreau să-mi orientez furnizorii către oferte mai bune?

Ai posibilitatea de a invita unul, mai mulți sau toți furnizorii să trimită oferte îmbunătățite prin SOFTONE eSOURCE. Există chiar și posibilitatea de a-i invita la o licitație electronică deschisă (SOFTONE eAUCTION).

În cazul în care am și o evaluare tehnică cu punctaj, cum pot folosi SOFTONE eSOURCE?

În etapa relevantă a procesării ofertelor, achizitorul introduce în sistem punctajul fiecărui participant în tabelul de evaluare sourceONE. Punctajele, împreună cu factorii de ponderare stabiliți, dau scorul final al fiecărei oferte, care va fi combinat cu prețurile pentru a stabili câștigătorul final.

Nu solicit întotdeauna prețuri, ci și reduceri, mai ales în cazul lucrărilor. Satisface SOFTONE eSOURCE aceste nevoi?

Desigur. Tabelul de prețuri poate fi utilizat atât cu prețurile de listă, cât și cu discount-uri. Pentru lucrările publice, sourceONE prevede, de asemenea, o verificare a „normalității prețurilor” în conformitate cu dispozițiile reglementărilor privind achizițiile publice.

În cadrul societății noastre, unele persoane elaborează și anunță licitațiile, iar altele le evaluează. Este posibil acest lucru prin intermediul aplicației SOFTONE eSOURCE?

În cadrul aplicației există roluri de utilizator și, astfel, în fiecare etapă a fiecărei licitații pot fi definiți utilizatori diferiți, cu drepturi de acțiune diferite. Se pot desemna operatori de licitație, comitete de evaluare, echipe de achiziții, manageri supraveghetori etc., pentru a reflecta cel mai bine procesele de achiziții ale organizației.

Cum pot folosi aplicația furnizorii mei actuali? Vor plăti?

Furnizorii vor fi invitați să se înregistreze pe SOFTONE eSOURCE, dacă nu sunt deja înregistrați. Înregistrarea le dă automat dreptul de a participa la procedurile de achiziții electronice ale altor societății înregistrate pe platforma SOFTONE cosmoONE, anume, le oferă posibilitatea de a găsi noi clienți. În acest fel, orice societate sau organizație care organizează licitații poate descoperi și avea acces la peste 13.000 de furnizori deja înregistrați. Furnizorii se înregistrează și utilizează platforma SOFTONE cosmoONE în mod complet gratuit.

Ce se întâmplă dacă furnizorul nu este de acord să participe la licitația electronică?

Companiile utilizează tot mai mult tehnologiile disponibile și își încep treptat procesul de transformare digitală, bucurându-se de beneficiile semnificative ale automatizării proceselor. Acest lucru are un impact pozitiv și asupra furnizorilor, deoarece le oferă un nou canal de vânzări. Dacă un furnizor nu este de acord să participe la o licitație, este dreptul său, dar nu poate opri acest proces.

Cât timp durează procesul de pregătire a companiei pentru a implementa aplicația de licitații electronice?

De obicei, una – două săptămâni, în funcție de numărul și complexitatea diferitelor proceduri ale licitațiilor. Această pregătire este însă standardizată și este, de obicei, pusă în aplicare în etape, angajații companiilor fiind informați și instruiți în echipe. Sunt excluse din acest interval de timp orice procese de integrare (interconectare) cu alte sisteme și eventualele situații în care se va solicita dezvoltarea unor caracteristici personalizate ale aplicației.

Dacă sunt o organizație publică, pot organiza o licitație electronică?

Desigur, dar întotdeauna în conformitate cu normele și procedurile specifice, așa cum sunt definite în cadrul legislativ al Legii nr. 4412/16.

SOFTONE eAUCTION: Licitații electronice

De ce ar trebui să folosesc licitația electronică în loc să negociez cu furnizorii mei?

Negocierea personală nu este la fel de eficientă ca negocierea care creează un mediu de concurență între furnizori. Aceștia pot avea și alte stimulente de reducere a prețului, care sunt complet necunoscute sau care nu-l privesc pe cumpărător (cota de piață, reduceri la atingerea unui obiectiv de vânzări (rabat) etc.). De asemenea, negocierea personală necesită pregătire, timp și, de obicei, prezența altor persoane, în timp ce negocierea electronică se face fără intervenție personală, cu posibilitatea de monitorizare opțională prin intermediul internetului.

Dacă nu am decât doi furnizori, pot organiza o licitație electronică?

Desigur, deoarece fiecare licitație creează condiții competitive, iar posibilitatea de a depune mai multe oferte creează mulți „furnizori virtuali”, ceea ce este complet imposibil prin metoda tradițională de licitație.

Pot desfășura licitații electronice atunci când criteriul nu este doar prețul, ci și calitatea sau caracteristicile tehnice?

Desigur. Este suficient să se definească punctajul evaluării calitative al fiecărei oferte și modul în care punctajul este corelat cu prețul. Comparația se realizează online, în cadrul licitației online, prin SOFTONE cosmoONE.

Ce se întâmplă atunci când unii furnizori livrează produsele la depozitele noastre, iar alții la fabricile lor?

Și această situație este luată în considerare printr-un tip specific de licitație care percepe costurile fixe de transport corespunzătoare cu ofertele succesive ale furnizorilor care nu livrează la depozitele cumpărătorului, totul prin intermediul sistemului de licitație SOFTONE eAUCTION.

Cum pot compara ofertele financiare când furnizorii propun diferite termene de plată și trebuie să le iau în considerare?

În aceste cazuri, folosim cea mai bună formulă de licitație, cea a „valorii actualizate nete”. Astfel, este ușor să se compare nu doar costul de achiziție, luând în considerare diferite termene de plată, dar și costul total de proprietate, care ia în considerare, de asemenea, costurile de întreținere și de service asociate echipamentului pentru anii următori.

Dacă solicit un set de articole, îmi pot face o idee despre prețul pe care îl oferă fiecare furnizor pentru fiecare articol prin intermediul platformei de licitații electronice?

Prin intermediul licitației cu mai multe variabile, prețul unitar este prezentat pentru fiecare articol, iar sistemul calculează online valoarea totală finală prin înmulțirea prețurilor unitare cu cantitățile corespunzătoare și prin însumarea produselor individuale.

Furnizorii mei (spun că) nu au internet și nici cunoștințe speciale. Ce pot face în acest caz?

În prezent, toți furnizorii, companiile sau comercianții își depun declarațiile fiscale în format electronic, deci fie ei, fie contabilii lor au acces la internet. Nu sunt necesare cunoștințe speciale pentru a afișa prețul pe un ecran. În plus, furnizorul de servicii de licitație electronică va instrui furnizorii și va răspunde la orice întrebări/rezolva orice probleme în timpul trainingului pentru licitații care precedă licitația oficială.

Și dacă furnizorul nu este de acord să participe la licitația electronică?

Pentru a fi eligibil pentru a depune o ofertă, trebuie să participe. În plus, licitația îi va oferi avantajul de a avea posibilitatea de a depune o a doua ofertă îmbunătățită, în cazul în care oferta anterioară pe care a depus-o nu îl face să fie prima opțiune. Există întotdeauna opțiunea de a depune o singură ofertă prin sistem și de deconectare din sistem.

Vede fiecare furnizor ofertele concurenților săi?

Nu neapărat. El vede doar ceea ce cumpărătorul permite să fie văzut. Cel mai frecvent scenariu este acela în care fiecare furnizor își vede locul pe care este clasat (1, 2 etc.), fără să știe care este cel mai bun preț și nici cine l-a oferit. Acest lucru menține confidențialitatea prețurilor, pe de o parte, și face ca procesul să fie competitiv, pe de altă parte.

Ce văd în calitate de organizator de licitații?

Organizatorul poate vedea toate detaliile, adică numele companiei, prețurile și ora depunerii pentru toți furnizorii. În unele situații, în cazul în care regulamentul companiei privind achizițiile publice impune acest lucru, comisia de licitație nu vede numele societăților în timpul licitației electronice, ci doar prețurile, pentru a păstra anonimatul participanților.

Cât timp durează pregătirea unei licitații electronice?

De regulă, o săptămână din momentul în care există o listă de candidați/furnizori pregătiți pentru licitație și din momentul în care criteriul final de selecție este prețul. Acest timp este suficient pentru înregistrarea, instruirea și participarea la licitația de probă a tuturor furnizorilor invitați.

Dacă sunt o organizație publică, pot organiza licitații electronice?

Desigur, dar întotdeauna în conformitate cu normele și procedurile specifice, așa cum sunt definite în cadrul legislativ al Legii nr. 4412/16.

SOFTONE eDEMAND: Solicitări de achiziție electronice

Care sunt diferențele dintre aplicația SOFTONE eDEMAND și gestionarea electronică a solicitărilor în ERP sau în alt sistem de gestiune?

Principala diferență constă în faptul că SOFTONE eDEMAND este o aplicație specializată în gestionarea solicitărilor de achiziții și de furnizare. Prin urmare, instalarea, învățarea și utilizarea nu sunt îngreunate de funcționalități inutile care nu prezintă interes pentru procesul de achiziție. Acest lucru se reflectă, de asemenea, în costurile mai mici, deoarece, spre deosebire de majoritatea sistemelor ERP și a pachetelor de fluxuri de lucru, nu există o limitare a licențelor software. Aplicația SOFTONE eDemand oferă toate instrumentele necesare pentru gestionarea solicitărilor de furnizare, este configurabilă și se integrează cu orice sistem ERP.

SOFTONE eDEMAND oferă o mare flexibilitate, deoarece este o aplicație de sine stătătoare, dar se conectează la orice sistem ERP de pe piață. În cazul unei schimbări a sistemului ERP, aceasta continuă să funcționeze fără probleme, cu o conexiune directă la noul ERP.

Desigur, dar întotdeauna în conformitate cu normele și procedurile specifice, așa cum sunt definite în cadrul legislativ al Legii nr. 4412/16.