1. Ηλεκτρονική Έρευνα Αγοράς & Αίτηση Παροχής Πληροφοριών (RFI – Request for Information)

Χρησιμοποιείται συνήθως όταν o Αγοραστής έχει μία γενική ιδέα για το είδος της προμήθειας, αλλά ταυτόχρονα χρειάζεται να λάβει  περισσότερες πληροφορίες από τους Προμηθευτές. Η συνηθισμένη αίτηση παροχής πληροφοριών, εστιάζει σε γενικές απαντήσεις τύπου «ΝΑΙ – ΟΧΙ» εκ μέρους των Προμηθευτών, οι οποίες μπορούν να αφορούν στην ύπαρξη του προϊόντος ή της οικογένειας προϊόντων, στη διαθεσιμότητά τους, σε πολύ γενικά λειτουργικά χαρακτηριστικά, και, σπάνια, σε τιμές ή προϋπολογισμούς. Η ενημέρωση του Αγοραστή από τους Προμηθευτές μπορεί να ικανοποιηθεί με πολλούς τρόπους, που συνήθως σε αυτήν την φάση είναι εκτός συστήματος, όπως αποστολή διαφημιστικού υλικού, αίτημα επικοινωνίας, παρουσίασης ή επίσκεψης κλπ.

Σε άλλες περιπτώσεις, η διαδικασία αυτή χρησιμοποιείται ως το πρώτο βήμα για την ανανέωση του μητρώου Προμηθευτών του Αγοραστή με την αποστολή αιτήματος σε όλους τους εν δυνάμει υποψήφιους Προμηθευτές για παροχή επικαιροποιημένων στοιχείων, που σχετίζονται με εμπορική δραστηριότητα, οικονομικά στοιχεία, πιστοποιήσεις, κλπ.

Το RFI από μόνο του δεν οδηγεί σε προμήθεια αλλά σε sort list υποψηφίων, ενεργώντας σαν ένα πρώιμο screening process που συνήθως ακολουθείται από RFP (Request for Proposal), ή/και RFQ (Request for Quote), ή/και eTender (Διαγωνισμό).

2. Αίτηση Υποβολής Πρότασης (RFP – Request for Proposal)

Χρησιμοποιείται συνήθως όταν ο Αγοραστής αναζητά συγκεκριμένη λύση που απαντά στην κάλυψη γνωστών αναγκών, αλλά δεν έχει τις προδιαγραφές και ακολουθεί τη διαδικασία συλλογής προτάσεων που θα τον βοηθήσουν στη δημιουργία και συγγραφή των τεχνικών χαρακτηριστικών και των λειτουργικών απαιτήσεων. Οι προτάσεις αυτές, όταν ταξινομηθούν και συγκριθούν, μπορούν να οδηγήσουν σε λεπτομερείς προδιαγραφές που θα αποτελέσουν το τεχνικό μέρος ενός RFQ (Aίτημα Yποβολής Προσφοράς) ή ενός eTender (Ηλεκτρονικού Διαγωνισμού).

Λόγω της φύσης του, το RFP αφήνει αρκετή ελευθερία στον Αγοραστή, διότι κατά βάση δεν περιέχει σαφώς καθορισμένες προδιαγραφές, αλλά αντίθετα, αφήνει έδαφος για προτάσεις προς διαφορετικές επιλογές ή καινοτομίες.

Μια άλλη εκδοχή χρήσης του RFP μπορεί να είναι η δομημένη ομαδοποίηση και σύγκριση χαρακτηριστικών ανάμεσα σε διαφορετικά είδη που ανταποκρίνονται σε ένα καθορισμένο και επιθυμητό εύρος προδιαγραφών.

Το RFP είναι ιδανικό εργαλείο που χρησιμεύει ως μηχανή σύγκρισης και αξιολόγησης ειδών, και δημιουργίας ενός χρήσιμου αποθετηρίου τεχνικών χαρακτηριστικών για επικαιροποίηση και επαναχρησιμοποίηση.

3. Συλλογή και Διαχείριση Προσφορών (RFQ – Request for Quote)

Ένα RFQ μπορεί να χρησιμοποιηθεί όταν είναι γνωστά όλα τα στοιχεία της προμήθειας εκτός από αυτό του κόστους. Αυτή είναι και η συνηθέστερηη περίπτωση χρήσης του, όπου ο Αγοραστής περιγράφει με σαφήνεια τα χαρακτηριστικά των προϊόντων, και, εφόσον ο Προμηθευτής τα καλύπτει, η επιλογή (θα πρέπει να) βασίζεται αποκλειστικά στην τιμή.

Το RFQ συνήθως περιέχει τη λίστα των προϊόντων και τους απαράβατους όρους της σύμβασης. Οι Προμηθευτές από την πλευρά τους, πρέπει να προτείνουν το υλικό (προϊόν ή υπηρεσία) που ικανοποιεί τις προδιαγραφές και έχει την χαμηλότερη τιμή, καθώς στη διαδικασία του RFQ, οι υποβαλλόμενες τιμές θεωρούνται ‘τελικές’ (best and final) και η διαδικασία δεν προβλέπει βαθμολογία χαρακτηριστικών (μόνο pass-fail) και διαδικασία διαπραγμάτευσης τιμών.

4. Διενέργεια Ηλεκτρονικών Διαγωνισμών (eTenders)

Ο Διαγωνισμός γενικά θεωρείται ως το πληρέστερο, από πλευράς λειτουργιών και διαδικασιών, εργαλείο για προμήθειες. Λόγω της σχετικά αυξημένης πολυπλοκότητας του, χρησιμοποιείται επιλεκτικά σε προμήθειες από ένα ύψος προϋπολογισμού και άνω, ή σε περιπτώσεις που απαιτείται η καταγραφή όλης της διαδικασίας προμήθειας.

Οι Διαγωνισμοί, τόσο σε παραδοσιακή μορφή όσο και σε ηλεκτρονική, έχουν διακριτά στάδια, με πλέον διαδεδομένα αυτά της αξιολόγησης:

• των δικαιολογητικών συμμετοχής
• της τεχνικής προσφοράς
• της οικονομικής προσφοράς.

Λόγω του τρόπου διεξαγωγής των Διαγωνισμών, η διαδικασία περιλαμβάνει επιτροπές αξιολόγησης, προσωρινές και οριστικές λίστες φορέων που περνούν από το ένα στάδιο στο επόμενο, καθώς και αρκετές επιλογές σε σχέση με τη δημοσιοποίηση κάθε ενέργειας του διαγωνισμού.

1. Εγώ σήμερα αποστέλλω την πρόσκληση σε Διαγωνισμό και λαμβάνω τις απαντήσεις μέσω Email. Σε τί διαφέρει η ηλεκτρονική εφαρμογή;

Σε πάρα πολλά σημεία, με κυριότερο το ότι η εφαρμογή χειρίζεται διαδικασίες, ενώ το Email αλληλογραφία. Για παράδειγμα, ένα πολύ βασικό πλεονέκτημα της χρήσης της εφαρμογής, είναι η αυτόματη δημιουργία συγκριτικών πινάκων τιμών, λειτουργία που δεν είναι δυνατόν να εξυπηρετηθεί από την ανταλλαγή Emails. Επιπλέον, η εφαρμογή μπορεί να  διαχειριστεί πολλαπλούς χρήστες με διαφορετικούς ρόλους. Το Email χρησιμοποιείται στην εφαρμογή Ηλεκτρικών Διαγωνισμών ως μέσο επικοινωνίας και όχι ως εφαρμογή Διαγωνισμών.

2. Με το Email, επικοινωνώ εύκολα με τους Προμηθευτές μου. Με την εφαρμογή, η επικοινωνία θα είναι το ίδιο εύκολη;

Από την στιγμή που ο Προμηθευτής εγγραφεί στην πλατφόρμα της cosmoONE, γίνεται ακόμη ευκολότερο, διότι όλη η επικοινωνία γίνεται μέσα από αυτήν και εξαλείφονται οι κίνδυνοι διαγραφής του μηνύματος από λάθος, αναγνώρισής του ως spam ή απόρριψης του από τον mail server στην περίπτωση που περιέχει συνημμένα. Η επικοινωνία και το ιστορικό της παραμένουν στο σύστημα και είναι προσβάσιμα ανά πάσα στιγμή.

3. Έχω πολλές περιπτώσεις αγορών με πολύ συνοπτικές διαδικασίες. Δεν είναι υπερβολή να χρησιμοποιήσω το σύστημα Ηλεκτρονικών Διαγωνισμών;

Μάλλον το αντίθετο. Σε μικρούς και επαναλαμβανόμενους Διαγωνισμούς προσφέρεται η ευκολία αντιγραφής του προηγούμενου και της αποστολής του. Έτσι, όχι μόνο συντομεύεις το χρόνο διενέργειας του κάθε Διαγωνισμού, αλλά έχεις ήδη έτοιμα τα στατιστικά και τις αναφορές προς τη Διοίκηση, αλλά και τις παραγγελίες προς τους Αναδόχους.

4. Οι διαδικασίες μου είναι πολύπλοκες και πρέπει κάθε φορά να παίρνω αποφάσεις. Με το σύστημα θα έχω την απαιτούμενη ευελιξία;

Οι διαδικασίες σου μπορούν να μοντελλοποιηθούν και η πολυπλοκότητα αυτή να απλοποιηθεί, γιατί στο σύστημα θα είναι πλέον έτοιμες και διαθέσιμες οι επιλογές για κάθε επόμενο βήμα. Άρα, θα κρατήσεις μόνο την ευελιξία που χρειάζεσαι και θα αποφύγεις τις περιττές θεωρητικές επιλογές.

5. Τί γίνεται όταν θέλω να ‘οδηγήσω’ τους προμηθευτές μου σε καλύτερες προσφορές;

Σε αυτές τις περιπτώσεις, μπορείς να χρησιμοποιείς τη λειτουργία του συστήματος για υποβολή «βέλτιστων τελικών προσφορών» (best and final prices). Έτσι, έχεις τη δυνατότητα να καλέσεις έναν, περισσότερους ή όλους τους Προμηθευτές να υποβάλλουν βελτιωμένες προσφορές μέσω του συστήματος. Έχεις ακόμη και τη δυνατότητα να τους προσκαλέσεις σε Ηλεκτρονική Δημοπρασία.

6. Στις περιπτώσεις που έχω και τεχνική αξιολόγηση με βαθμολογία, πώς χρησιμοποιώ το σύστημα;

Εσύ σαν Αγοραστής, στο αντίστοιχο στάδιο επεξεργασίας προσφορών, αποτυπώνεις στο σύστημα τη βαθμολογία του κάθε συμμετέχοντος στον πίνακα αξιολόγησης του συστήματος. Η βαθμολογία με τους συντελεστές βαρύτητας που έχεις ορίσει εντός του συστήματος, παράγει το τελικό σκορ (δηλαδή το αποτέλεσμα) της κάθε προσφοράς, το οποίο θα συνδυαστεί με τις τιμές για να αναδείξει τον τελικό νικητή.

7. Δεν ζητάω πάντα τιμές, αλλά και εκπτώσεις, ειδικά στις περιπτώσεις έργων. Το σύστημα αντιμετωπίζει αυτές τις περιπτώσεις;

Φυσικά, διότι μπορείς να χρησιμοποιείς τον πίνακα τιμών με εκπτώσεις στον προϋπολογισμό σου ή σε τιμές αναφοράς (list prices). Για τα έργα, προβλέπεται από το σύστημα και ο έλεγχος «ομαλότητας τιμών» σύμφωνα με τις διατάξεις του Δημοσίου.

8. Στην εταιρεία μας, κάποιοι συντάσσουν και ανακοινώνουν τους Διαγωνισμούς και κάποιοι άλλοι τους αξιολογούν. Είναι αυτό δυνατό μέσα από την εφαρμογή;

Στην εφαρμογή υπάρχουν ρόλοι χρηστών και έτσι μπορείς να ορίζεις διαφορετικούς χρήστες σε κάθε στάδιο του κάθε Διαγωνισμού με διαφορετικά δικαιώματα ενεργειών. Για παράδειγμα, μπορείς να έχεις τον χειριστή του Διαγωνισμού, Επιτροπές Αξιολόγησης, Ομάδες Αγορών, επιβλέποντες Διευθυντές, κλπ., ώστε να αποτυπώσεις με τον καλύτερο τρόπο τις Διαδικασίες Προμηθειών του οργανισμού σου.

9. Οι σημερινοί Προμηθευτές μου πώς θα χρησιμοποιούν την εφαρμογή; Θα πληρώσουν;

Οι Προμηθευτές θα προσκληθούν να εγγραφούν στην εφαρμογή, αν δεν είναι ήδη εγγεγραμμένοι. Η εγγραφή τους, τους δίνει αυτόματα το δικαίωμα να συμμετέχουν σε Ηλεκτρονικές Προμήθειες και άλλων εταιρειών που είναι εγγεγραμμένοι στην πλατφόρμα της cosmoONE, δηλαδή τους δίνει τη δυνατότητα να βρουν νέους πελάτες. Με αυτόν τον τρόπο, κάθε εταιρεία ή οργανισμός που διενεργεί Διαγωνισμούς ανακαλύπτει και έχει πρόσβαση σε 13.000+ Προμηθευτές που είναι ήδη εγγεγραμμένοι. Οι Προμηθευτές εγγράφονται και χρησιμοποιούν την πλατφόρμα της cosmoONE ως Προμηθευτές δωρεάν.

10. Τι γίνεται αν ο Προμηθευτής δεν συμφωνήσει να πάρει μέρος στον Ηλεκτρονικό Διαγωνισμό;

Δεν είναι ο Προμηθευτής που ορίζει τις διαδικασίες, αλλά ο διοργανωτής του Διαγωνισμού. Οι εταιρείες πλέον χρησιμοποιούν όλο και περισσότερο τις διαθέσιμες τεχνολογίες και μετασχηματίζονται μέσα από την αυτοματοποίηση των διαδικασιών τους απολαμβάνοντας σημαντικά οφέλη.  Αυτό επηρεάζει θετικά και τους Προμηθευτές καθώς τους ανοίγεται ένα νέο κανάλι πωλήσεων. Αν κάποιος Προμηθευτής δεν είναι σύμφωνος για τη συμμετοχή του σε Διαγωνισμό, είναι μεν δικαίωμα του, αλλά δεν μπορεί να σταματήσει αυτή την εξέλιξη. Στην περίπτωση αυτή, επιτρέψτε μας να συστήσουμε την εξέταση της αναθεώρησης της συνεργασίας με τον συγκεκριμένο Προμηθευτή, σε σχέση με το κατά πόσο συμβάλει στο εταιρικό όραμα και τους επιχειρηματικούς στόχους σου.

11. Πόσος χρόνος απαιτείται για τη διαδικασία προετοιμασίας της εταιρείας στην υιοθέτηση της εφαρμογής Ηλεκτρονικών Διαγωνισμών;

Συνήθως μία έως δύο βδομάδες, ανάλογα με τον αριθμό και την πολυπλοκότητα των διαφορετικών διαδικασιών των Διαγωνισμών. Όμως, και αυτή η προετοιμασία είναι τυποποιημένη και συνήθως υλοποιείται σε στάδια, με τα στελέχη των εταιρειών να ενημερώνονται και να εκπαιδεύονται σε ομάδες. Εξαιρούνται από τον χρόνο αυτό οι τυχόν διαδικασίες ολοκλήρωσης (διασύνδεσης) με άλλα συστήματα και οι πιθανές περιπτώσεις που θα ζητηθεί ανάπτυξη προσωποποιημένων δυνατοτήτων της εφαρμογής.

12. Αν είμαι Δημόσιος Οργανισμός μπορώ να διενεργώ Ηλεκτρονικούς Διαγωνισμούς;

Φυσικά, αλλά πρέπει να γνωρίζεις ότι υπάρχουν συγκεκριμένοι κανόνες και διαδικασίες διεξαγωγής όπως ορίζονται στο Νομοθετικό Πλαίσιο του Ν.4412/16.