Corporate Governance

Corporate Governance Principles

Corporate governance revers to the principles that a company adopts to ensure its performance, the interests of its shareholders and all stakeholders.

Recognizing the importance of corporate governance principles and the benefits that result from their implementation, cosmoONE, as a subsidiary of the Group, adheres to the Group’s Corporate Governance Principles in all matters that concern it, adapted to the company’s scope and specific needs.

In the above context, cosmoONE has adopted corporate governance regulations, policies and practices in addition to those required by law, which follow international standards and are implemented by the Group’s companies.

Regulatory Compliance Management System

Compliance Policies

Infringing Behavior Cases

Enterprise Risk Management System

Compliance
Management System

Compliance with the law, the Group’s code of conduct and internal policies is very important to us.

Ensuring regulatory compliance is a priority for the company’s board of directors. Compliance reflects our clear commitment to the principles of integrity, transparency, justice, professionalism, team spirit and respect for the rules, which govern the Group’s operation.

To achieve this, Management has established and implements a Compliance Management System (CMS), which pertains to the compliance of all (employees and administration) with the current legislation, the code of conduct and internal politics, so as to avoid risks and other legal consequences for the Group and its employees. Everyone benefits from this: The Group itself, the employees, the clients, the suppliers and the shareholders.

The System’s efficiency relies on management’s and the employees’ support and commitment.

The company’s CMS is reviewed by independent external auditors who confirm the efficiency of its supporting procedures.

Pillars of the CMS

  • Preventing infringing behavior and simultaneously complying with the policies stipulated by said System. This way, both the Group and the employees are protected from possible legal consequences of infringing behavior, and the risks for the Group’s reputation and public image are diminished. The most notable ways of achieving prevention:
  • Educating employees on the risks of infringing on basic rules, such as those concerning corruption, fraud, misuse of personal data, corruption of financial data, confidential business information leakage, etc.
  • the channels that have been developed for communication with the employees, allowing them to ask questions on the implementation of the code of conduct and of policies, in case they are unsure on how to handle issues that arise during their day-to-day work.
  • The detection of and swift reaction to incidents of infringing behavior. To facilitate the reporting of potential cases of violation of politics, rules and the current regulation, the company has established dedicated communication channels.

A Compliance Manager has been appointed for the designing and implementation of the CMS

Compliance
Policies

Στο πλαίσιο της εφαρμογής του Συστήματος Διαχείρισης Κανονιστικής Συμμόρφωσης, ισχύουν οι κάτωθι Πολιτικές και Κώδικες:

Κώδικας Δεοντολογίας Ομίλου

Ο Κώδικας Δεοντολογίας αποτελεί το πλαίσιο-οδηγό της συμπεριφοράς όλων των εργαζομένων στον Όμιλο. Ειδικότερα, ο Κώδικας επιβεβαιώνει την πάγια δέσμευσή μας για συμμόρφωση τόσο με τη νομοθεσία και τους κανονισμούς που διέπουν τη λειτουργία των εταιρειών του Ομίλου, όσο και με τις απαιτήσεις που αφορούν στην ηθική συμπεριφορά. Σε συνδυασμό με τις πέντε Βασικές Αρχές Εταιρικής Συμπεριφοράς, στηρίζει την επιτυχία του Ομίλου μας.

Βασικές Αρχές Εταιρικής Συμπεριφοράς

Οι Αρχές Εταιρικής Συμπεριφοράς (Guiding Principles) εκφράζουν τις αξίες, τις πρακτικές και τις συμπεριφορές που ακολουθούμε όλοι εμείς οι εργαζόμενοι στον Όμιλο, ως βάση αμοιβαίας εμπιστοσύνης και συνεργασίας. Μπορούν και πρέπει να είναι μέρος της καθημερινότητάς μας και να αποτελούν ανταγωνιστικό μας πλεονέκτημα.

Κώδικας Ανθρωπίνων Δικαιωμάτων και Κοινωνικών Αρχών Ομίλου

Η Εταιρεία αναγνωρίζει την ευθύνη της σε σχέση με την τήρηση των διεθνώς αναγνωρισμένων ανθρωπίνων και κοινωνικών δικαιωμάτων. Η επιτυχία του Ομίλου στηρίζεται στα υψηλά πρότυπα ποιότητας, ακεραιότητας και υπεροχής  και στον απόλυτο σεβασμό μας για τα ανθρώπινα δικαιώματα. Στο πλαίσιο αυτό, η Εταιρεία έχει υιοθετήσει τον «Κώδικα Ανθρωπίνων Δικαιωμάτων και Κοινωνικών Αρχών».

Πολιτική περί Αποφυγής της Διαφθοράς και άλλων Συγκρούσεων Συμφερόντων Ομίλου

Η Πολιτική περί Αποφυγής της Διαφθοράς και άλλων Συγκρούσεων Συμφερόντων παρέχει το πλαίσιο για την αποφυγή της διαφθοράς και λοιπών συγκρούσεων συμφερόντων στις σχέσεις με τους πελάτες και τους επιχειρηματικούς συνεργάτες.

Κώδικας Δεοντολογίας για τα Ανώτερα Στελέχη Οικονομικών Υπηρεσιών Ομίλου

Ο εν λόγω Κώδικας καθορίζει το πλαίσιο συμπεριφοράς των Ανώτερων Στελεχών Οικονομικών Υπηρεσιών, προκειμένου να προαχθεί η τιμιότητα, η ακεραιότητα, η διαφάνεια και η ηθική συμπεριφορά των στελεχών κατά την εκτέλεση διοικητικών ευθυνών τους.

Πολιτική Διαχείρισης Καταγγελιών Ομίλου

Η Πολιτική Διαχείρισης Καταγγελιών παρέχει τους κανόνες και τις βασικές κατευθυντήριες αρχές  για τη διαχείριση καταγγελιών που υποβάλλονται αναφορικά με περιστατικά παραβίασης των εταιρικών Πολιτικών, των Κανονισμών ή της ισχύουσας νομοθεσίας.

Δεσμευτικοί Κανόνες Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων

Οι Κανόνες αυτοί περιέχουν τις βασικές προϋποθέσεις για την επεξεργασία προσωπικών δεδομένων τόσο των συνδρομητών όσο και των εργαζομένων του Ομίλου σύμφωνα με την ισχύουσα ελληνική και ευρωπαϊκή νομοθεσία και διασφαλίζουν το υψηλό επίπεδο προστασίας των προσωπικών δεδομένων.

Πολιτική περί Μη Κατάχρησης Προνομιακών Πληροφοριών Ομίλου

Η Πολιτική περί Μη Κατάχρησης Προνομιακών Πληροφοριών περιγράφει τις ευθύνες και τις υποχρεώσεις των εργαζομένων στον Όμιλο αναφορικά με τις πληροφορίες που θεωρούνται προνομιακές.

Πολιτική Ομίλου για τη Συμμόρφωση με το Δίκαιο του Ελεύθερου Ανταγωνισμού

Η Πολιτική περιγράφει το πλαίσιο λειτουργίας του Ομίλου και των εργαζομένων του ως προς το δίκαιο του ελεύθερου ανταγωνισμού. Θέτει τις σχετικές κατευθυντήριες για τους εργαζόμενους που εμπλέκονται σε συζητήσεις ή διαπραγματεύσεις με ανταγωνιστές, προμηθευτές ή πελάτες, οι οποίες μπορούν δυνητικά να περιορίσουν την ελευθερία ανταγωνιστικής δράσης του Ομίλου, των αντισυμβαλλομένων του ή τρίτων εταιρειών.

Πολιτική περί Δωρεών Ομίλου

Στην Πολιτική αυτή περιγράφονται οι συγκεκριμένες και διαφανείς διαδικασίες που εφαρμόζονται υποχρεωτικά από τις εταιρείες του Ομίλου κατά την αξιολόγηση και υλοποίηση των δωρεών, βάσει των τομέων δράσης που ορίζει η στρατηγική Βιώσιμης Ανάπτυξης.

Πολιτική περί Χορηγιών Ομίλου

Η Πολιτική περί Χορηγιών περιγράφει τον τρόπο χειρισμού θεμάτων που άπτονται των χορηγιών, καθορίζοντας σαφή κριτήρια για την εφαρμογή της διαδικασίας που θα πρέπει να ακολουθείται στις εταιρείες του Ομίλου για την πραγματοποίηση χορηγιών. Στόχο έχει την ενίσχυση της διαφάνειας αναφορικά με την αποτελεσματική χρήση των πόρων που διατίθενται για χορηγίες.

Πολιτική περί Αποδοχής & Προσφοράς Ωφελημάτων Ομίλου

Η Πολιτική περί Αποδοχής και Προσφοράς Ωφελημάτων περιγράφει τους κανόνες και τους κανονισμούς που διέπουν την αποδοχή και την προσφορά ωφελημάτων στις επιχειρηματικές συναλλαγές.

Πολιτική Εξακρίβωσης Οικονομικής Απάτης Ομίλου

Η Πολιτική Εξακρίβωσης Οικονομικής Απάτης περιγράφει τους κανόνες και τις βασικές κατευθυντήριες αρχές αναφορικά με περιστατικά απάτης που τυχόν λαμβάνουν χώρα σε εταιρείες του Ομίλου, και ορίζει τα αναγκαία μέτρα για την πρόληψη τέτοιων περιστατικών.

Πολιτική Διοργάνωσης Εταιρικών Εκδηλώσεων Ομίλου

Η Πολιτική Διοργάνωσης Εταιρικών Εκδηλώσεων περιγράφει τους βασικούς όρους, τις αρχές και τους κανόνες δεοντολογίας που πρέπει να τηρούνται κατά τον σχεδιασμό, την υλοποίηση και την παρακολούθηση των εκδηλώσεων.

Πολιτική για την Αποτροπή Σεξουαλικής Παρενόχλησης εντός του Ομίλου

Η εν λόγω Πολιτική στοχεύει στην αποτροπή του φαινομένου της σεξουαλικής παρενόχλησης, στην ευαισθητοποίηση των στελεχών και εργαζομένων σε σχέση με το ζήτημα αυτό και στην ενίσχυση της εμπιστοσύνης τους σχετικά με την υποστήριξη που θα λάβουν από τον εργοδότη τους σε αυτήν την περίπτωση.

Πολιτική για τις Εργασιακές Σχέσεις Εντός του Ομίλου

Η Πολιτική αυτή καθορίζει τα βασικά στοιχεία που διέπουν και χαρακτηρίζουν τις εργασιακές σχέσεις μέσα στον Όμιλο. Περιγράφει τι πρεσβεύουμε σε σχέση με τους εργαζομένους σε όλες τις χώρες όπου δραστηριοποιούμαστε.

Πολιτική Βιώσιμης Ανάπτυξης Ομίλου

H παρούσα Πολιτική καθορίζει τη στρατηγική και το γενικό πλάνο δράσης Βιώσιμης Ανάπτυξης του Ομίλου και των συνδεδεμένων εταιρειών, λαμβάνοντας υπόψη τόσο τις υφιστάμενες κοινωνικές και οικονομικές συνθήκες όσο και τις πολιτισμικές προτεραιότητες και προκλήσεις.

Κώδικας Δεοντολογίας Προμηθευτών Ομίλου

Με βάση τις αξίες της Εταιρείας όσον αφορά την επιχειρηματική ηθική, τις κοινωνικές και περιβαλλοντικές δεσμεύσεις, η Εταιρεία απαιτεί την τήρηση, από την πλευρά του Προμηθευτή, των Αρχών που αναφέρονται στον Κώδικα, και οι οποίες επισυνάπτονται στη σύμβαση μεταξύ της Εταιρείας και του Προμηθευτή. Ο Προμηθευτής οφείλει να καταβάλλει κάθε δυνατή προσπάθεια για την εφαρμογή των Αρχών αυτών σε ολόκληρη την αλυσίδα προμήθειας.

Infringing Behavior
Cases

Μπορείτε να αναφέρετε περιστατικά που αφορούν παραβίαση των εταιρικών Πολιτικών και Διαδικασιών καθώς και της ισχύουσας νομοθεσίας (π.χ. απάτη, διαφθορά, κλοπή, υπεξαίρεση, ξέπλυμα χρήματος, παραποίηση λογιστικών εγγράφων και οικονομικών καταστάσεων, παράλειψη συμμόρφωσης με τον Κώδικα Δεοντολογίας ή/και τις Πολιτικές του Ομίλου, ζητήματα που αφορούν σε θέματα ανθρωπίνων δικαιωμάτων και γενικότερα οποιαδήποτε πράξη ή παράλειψη μπορεί να επιφέρει ηθική ή υλική ζημία στις Εταιρίες του Ομίλου) χρησιμοποιώντας τα κατωτέρω κανάλια επικοινωνίας:

Ηλεκτρονική Φόρμα της Κανονιστικής Συμμόρφωσης

E-mail: whistleblowing@cosmo-one.gr

Τηλ.: 210 2723810  (Δευτέρα έως Παρασκευή: 10 πμ έως 5μμ)

Ταχυδρομικά υπόψη:

cosmoONE Hellas Market site, Ολυμπίας 25 Νέο Ηράκλειο, Τ.Κ 14122 Αθήνα

Οι εργαζόμενοι ή τρίτα μέρη που αναφέρουν περιστατικά παραβατικής συμπεριφοράς καθώς και οι εργαζόμενοι ή τρίτα μέρη που τυχόν περιλαμβάνονται στις ανωτέρω αναφορές έχουν δικαίωμα πρόσβασης, ενημέρωσης, αντίρρησης και διόρθωσης των προσωπικών τους στοιχείων καθώς και να ζητήσουν οποτεδήποτε και χωρίς επιβάρυνση τη διαγραφή των στοιχείων που χορήγησαν κατά τους όρους του Γενικού Κανονισμού Προστασίας Δεδομένων (Ε.Ε. 679/2016–GDPR).

Η Κανονιστική Συμμόρφωση δεσμεύεται να συλλέγει και να διατηρεί μόνο τα δεδομένα που είναι απαραίτητα σύμφωνα με την αρχή της αναλογικότητας, να τα διαγράφει με ασφάλεια μετά την πάροδο τριών (3) ετών, εκτός αν συντρέχουν σοβαροί λόγοι που επιβάλλουν τη διατήρησή τους (π.χ. διεξαγωγή έρευνας σε εξέλιξη, εκκρεμείς δικαστικές διαδικασίες), να προστατεύει τα προσωπικά δεδομένα από απώλεια, κακή χρήση, μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση ή αποκάλυψη αυτών και εν γένει να εξασφαλίζει την ύπαρξη κατάλληλων τεχνικών και οργανωτικών μέτρων για την προστασία τους.

Η συλλογή και επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων γίνεται με απόλυτη εχεμύθεια από τους αρμόδιους εργαζομένους της Εταιρείας, οι οποίοι έχουν λάβει ειδική, προς το σκοπό αυτό, εκπαίδευση.

Επίσης, ο Όμιλος λαμβάνει όλα τα αναγκαία μέτρα προκειμένου να διασφαλίσει ότι τα άτομα που παρέχουν πληροφορίες σχετικά με περιστατικά παραβατικής συμπεριφοράς, θεωρώντας εύλογα και καλόπιστα ότι οι καταγγελίες αυτές είναι βάσιμες, δεν θα υποστούν προσωπική, επαγγελματική ή οικονομική ζημία. Αντίθετα, δεν προστατεύονται οι εργαζόμενοι που προβαίνουν εκουσίως σε ψευδείς και κακόβουλες καταγγελίες.

Τέλος, σημειώνουμε ότι ο Όμιλος έχει καθιερώσει σαφείς κανόνες και Πολιτικές που ορίζουν τι επιτρέπεται και ποια περιστατικά συνιστούν παραβατική συμπεριφορά. Τα περιστατικά αυτά επιφέρουν συνέπειες στους παραβάτες και επιβάλλονται συγκεκριμένες κυρώσεις και ποινές.

Enterprise Risk
Management System

Η Εταιρεία έχει αναπτύξει και εφαρμόζει Σύστημα Διαχείρισης Εταιρικών Κινδύνων, το οποίο βασίζεται στο πρότυπο COSO ERM, και στο πρότυπο ISO 31000:2018 “Διαχείριση της Διακινδύνευσης – Κατευθυντήριες Οδηγίες”, και έχει ως κύριο στόχο την υποστήριξη της Διοίκησης στην λήψη στρατηγικών αποφάσεων. Μέσω του Συστήματος διασφαλίζεται ότι οι κίνδυνοι εντοπίζονται, αναλύονται και αξιολογούνται συστηματικά, με έγκαιρη κοινοποίηση στα αρμόδια όργανα λήψης αποφάσεων, συντελώντας στην ομαλή επιχειρησιακή λειτουργία και μελλοντική επιτυχία του Ομίλου. Η συστηματική καταγραφή των ενεργειών για την αντιμετώπιση των κινδύνων αποτελεί απαίτηση του Συστήματος, και παράλληλα διευκολύνει τον εντοπισμό ευκαιριών και εναλλακτικών επιλογών (όπως μεταφορά των κινδύνων σε τρίτους, π.χ. ασφαλιστικές εταιρείες).

Μεθοδολογία

Η Αξιολόγηση Κινδύνων (Risk Assessment) αποτελεί μία δομημένη διεργασία αναγνώρισης, ανάλυσης και αντιμετώπισης των κινδύνων, με βάση καθολικά κριτήρια εκτίμησης. Η αξιολόγηση αυτή διενεργείται από τον εκάστοτε ορισμένο Υπεύθυνο Διαχείρισης Κινδύνων, ο οποίος παρακολουθεί και αναφέρει τους κινδύνους και αντίστοιχα μέτρα αντιμετώπισης στην περιοχή ευθύνης του. Χρησιμοποιείται μία κοινή μεθοδολογία Αξιολόγησης Κινδύνων, έτσι ώστε να τηρείται ένας ενιαίος τρόπος διαχείρισης των κινδύνων από όλο τον Όμιλο. Τα αποτελέσματα των επιμέρους αξιολογήσεων κινδύνων τόσο των Επιχειρησιακών Μονάδων όσο και των θυγατρικών εταιρειών του Ομίλου περιλαμβάνονται στο Μητρώο Εταιρικών Κινδύνων Ομίλου, με σκοπό την συστηματική ανάλυση και παρακολούθηση των εταιρικών κινδύνων συνδυαστικά, διευκολύνοντας την εφαρμογή αποτελεσματικών πρακτικών.

Πολιτική Διαχείρισης Κινδύνων και Δήλωση Διάθεσης Ανάληψης Κινδύνων

Η Πολιτική Διαχείρισης Εταιρικών Κινδύνων και Ασφάλισης Ομίλου περιγράφει τις τρέχουσες απαιτήσεις του Συστήματος και τις σχετικές αρμοδιότητες. Η Δήλωση Διάθεσης Ανάληψης Κινδύνων περιγράφει την προσέγγιση της Διοίκησης των εταιρειών του Ομίλου απέναντι στον κίνδυνο, και ορίζει το επίπεδο κινδύνου, το οποίο o Όμιλος θεωρεί ότι μπορεί να αναλάβει χωρίς να διακυβεύεται η επίτευξη των στρατηγικών στόχων του. Ο καθορισμός Βασικών Δεικτών Κινδύνου και των ορίων ανοχής αυτών, είναι κεντρικής σημασίας, προκειμένου να επιτευχθεί ο βέλτιστος συνδυασμός κινδύνου – απόδοσης.