Τι θα πρέπει να προσέξω πριν την εφαρμογή ενός συστήματος ηλεκτρονικής διαχείρισης ροής εργασιών;
1. Ο οργανισμός αναθέτει καταλλήλως εξουσία και υπευθυνότητα στο κατάλληλο προσωπικό ώστε να συσχετιστεί με τους οργανωσιακούς στόχους. Εξετάστε τα παρακάτω:
- Η εξουσία και υπευθυνότητα ανατίθενται ξεκάθαρα σε ολόκληρο τον οργανισμό και έχει επικοινωνηθεί κατάλληλα σε όλους τους εργαζόμενους.
- Η υπευθυνότητα για τη λήψη αποφάσεων είναι ξεκάθαρα συνδεδεμένη με την ανάθεση της εξουσίας και τα άτομα αντιστοίχως νιώθουν υπεύθυνα.
- Πέρα από την αυξανόμενη ανάθεση της εξουσίας και της ευθύνης, η διοίκηση έχει αποτελεσματικές διαδικασίες προκειμένου να παρακολουθεί τα αποτελέσματα.
2. Κάθε εργαζόμενος ξέρει (1) πώς οι δικές του δράσεις διασυνδέονται με άλλους λαμβάνοντας υπόψη τον τρόπο με τον οποίο ανατίθενται η εξουσία και οι υπευθυνότητες και (2) έχει επίγνωση των σχετικών καθηκόντων αναφορικά με τον εσωτερικό έλεγχο. Εξετάστε τα παρακάτω:
- Οι περιγραφές των θέσεων εργασίας ξεκάθαρα δείχνουν το βαθμό εξουσίας και ευθύνης που ανατίθενται σε κάθε θέση.
- Οι περιγραφές των θέσεων εργασίας και οι αξιολογήσεις απόδοσης περιλαμβάνουν εξειδικευμένες αναφορές σε εσωτερικά ελεγχόμενα καθήκοντα και υπευθυνότητες.
3. Η ανάθεση της εξουσίας είναι κατάλληλα συσχετισμένη με την ανάθεση υπευθυνοτήτων. Εξετάστε τα παρακάτω:
- Οι εργαζόμενοι σε κατάλληλα επίπεδα ενθαρρύνονται να διορθώσουν προβλήματα ή να υλοποιήσουν βελτιώσεις.
- Υπάρχει μια κατάλληλη ισορροπία μεταξύ της ανάθεσης της εξουσίας στα χαμηλότερα επίπεδα και της εμπλοκής του προσωπικού ανώτερων επιπέδων.
