Ποιες εταιρίες μπορούν να υιοθετήσουν λύσεις ηλεκτρονικών προμηθειών
Καταρχάς, οργανισμοί και εταιρείες που έχουν μεγάλο όγκο προμηθειών, σύνθετες εταιρικές δομές και γεωγραφική διασπορά των δραστηριοτήτων τους. Σε αυτή την περίπτωση, η μείωση του κόστους αγοράς αγαθών και υπηρεσιών και η βελτίωση της αποτελεσματικότητας του προσωπικού μεταφράζονται σε σημαντικά ποσά οικονομιών.
Επίσης, όμιλοι εταιρειών όπου οι οικονομίες κλίμακας σε επίπεδο προμηθειών επιφέρουν σημαντικό όφελος σε επίπεδο ενοποιημένων αποτελεσμάτων. Εδώ υπάρχει επίσης και η εξής ιδιαίτερη ωφέλεια: η ανάλυση εξόδων σε επίπεδο θυγατρικών είναι θέμα δύσκολο, καθώς μπορούν να ακολουθούνται διαφορετικές μέθοδοι ή ακόμη και διαφορετικά μοντέλα. Στην προσπάθεια λοιπόν να ενοποιήσουν τα στοιχεία εξόδων τους ή να περιγράψουν ομοιογενώς τα στοιχεία κόστους τους, προκύπτει πολλαπλασιασμός κατηγοριοποιήσεων. Αντίστοιχα, προκύπτει χάος κατά την ανάλυση συγκεντρωτικών στοιχείων ανά κατηγορία εξόδων. Η λογική της ενιαίας κατηγοριοποίησης με βάση τα διεθνή πρότυπα βοηθά να εξαλειφθούν αυτά τα προβλήματα.
Ακόμη υποψήφιοι χρήστες της υπηρεσίας είναι συνεταιρισμοί και κοινοπραξίες. Και αυτό γιατί έχουν ομοειδείς προμήθειες, άρα μπορούν να εκμεταλλευτούν οικονομίες κλίμακας και συνέργιες. Παραδείγματα αποτελούν οι προμηθευτικές ενώσεις επαγγελματικών κλάδων και τα επιμελητήρια, που θα μπορούσαν, μέσω του συστήματος, να εξυπηρετήσουν τα μέλη τους. Το ίδιο μοντέλο, αλλά «αντεστραμμένο», μπορεί να αξιοποιηθεί στο δίκτυο διανομής/ πωλήσεων ενός κατασκευαστή ή κεντρικού αντιπροσώπου. Το όφελος σε αυτή την περίπτωση είναι η άμεση ενημέρωση προϊόντων και τιμών και μείωση του διαχειριστικού κόστους των παραγγελιών.
Από την άλλη πλευρά, οι προμηθευτές, έχοντας δημιουργήσει τον κατάλογο των προϊόντων τους για έναν αγοραστή, μπορούν εύκολα να τον χρησιμοποιήσουν και για άλλους πελάτες τους, αλλάζοντας μόνο είδη και τιμές. Έχουν επίσης τη δυνατότητα να αυτοματοποιήσουν την εισαγωγή των παραγγελιών στο δικό τους πληροφοριακό σύστημα, κερδίζοντας χρόνο και αποφεύγοντας λάθη καταχωρίσεων. Τα είδη τους προβάλλονται σε όλους τους αιτούντες-χρήστες, άρα μειώνεται ο χρόνος παρουσίας των πωλητών στους πελάτες τους, καθώς τους γνωρίζουν πια ηλεκτρονικά. Η ενημέρωση του καταλόγου τους γίνεται επίσης ηλεκτρονικά μειώνοντας τα κόστη ενημέρωσης των πελατών με fax, διαφημιστικά φυλλάδια, εκδηλώσεις, έξοδα ταξιδιών κ.λπ.
