Ο ιστότοπος αποτελεί ευγενική προσφορά της cosmoONE Hellas MarketSite

Παρασκευή, 30 Ιουλίου 2021

e-Προμήθειες » Εφαρμογές » e-Invoices »

Παραδοσιακά ποια είναι η διαδικασία των τιμολογίων

Παραδοσιακά, η διαδικασία διακίνησης του τιμολογίου έχει ως ακολούθως

  1. Το τιμολόγιο εκτυπώνεται από το σύστημα του προμηθευτή
  2. Αποστέλλεται με ταχυδρομείο στον αγοραστή *
  3. Ο αγοραστής αντιπαραβάλλει το τιμολόγιο με
    • Δελτίο αποστολής (2-way match) για να διαπιστώσει ότι έχει τιμολογηθεί για αγαθά που έχει παραλάβει ή με
    • Δελτίο αποστολής και εντολή παραγγελίας για να διαπιστώσει ότι εχει τιμολογηθεί για αυτά που παρέλαβε, τα οποία είναι αυτά που παρήγγειλε (είδη-ποσότητες-τιμές)
  4. Μετά τον έλεγχο, το τιμολόγιο οδεύει προς καταχώρηση, δηλ περνά από την διαδικασία του data entry και εισάγεται στο πληροφοριακό σύστημα.
  5. Ακολούθως αρχειοθετείται και φυλάσεται σε ειδικούς χώρους για τόσο χρονικό διάστημα, όσο προβλέπεται από την αντίστοιχη νομοθεσία.

* Εξαιρείται η περίπτωση του κοινού παραστατικού «Δελτίο Αποστολής – Τιμολόγιο» το οποίο υποχρεωτικά συνοδεύει τα αγαθά κατά την διακίνηση τους προς τον προμηθευτή.

Όπως φαίνεται από την παραπάνω απλή περιγραφή, το υπάρχον σύστημα υστερεί στους ακόλουθους τομείς:

  • Ταχυδρομικά έξοδα αποστολής. Συνήθως τα τιμολόγια αποστέλλονται είτε με συστημένη αποστολή, είτε με ταχυμεταφορά για λόγους πιστοποίησης παράδοσης, γεγονός που προσθέτει κόστος ανά τιμολόγιο.
  • Ο αγοραστής αντιπαραβάλλει το τιμολόγιο με άλλα παραστατικά manually. Η διαδικασία αυτή απαιτεί χρόνο και ανθρώπινους πόρους, δηλαδή κόστος και δεν εξασφαλίζει τον αγοραστή από την αποφυγή ανθρωπίνου λάθους.
  • O αγοραστής καταχωρεί το τιμολόγιο σε σύστημα. Και πάλι, η διαδικασία καταχώρησης προεξοφλεί κόστος και υψηλό βαθμό λαθών, ειδικά στις περιπτωσεις που ο φόρτος καταχώρισης είναι μεγάλος.
  • Στις παραπάνω διαδικασίες, πρέπει να προστεθεί και το μειονέκτημα της «μη πληροφορίας», καθόσον η γνώση της οφειλής προς τον προμηθευτή γίνεται γνωστή μετά την καταχώρηση στο σύστημα. Το μειονέκτημα αυτό πολλαπλασιάζεται, ειδικά αν το τιμολόγιο είναι και δελτίο αποστολής, διότι έως την καταχώρηση του, η εταιρία μόνο «εξωσυστεμικά» γνωρίζει τα προϊόντα που έχει στις αποθήκες της.
  • Η αποθήκευση του τιμολογίου , μπορεί τέλος να αποδειχθεί μία πολύ δαπανηρή ιστορία για εταιρίες με τρομακτικά μεγάλο όγκο παραστατικών, καθόσον οι χώροι αποθήκευσης πρέπει να τηρούν κάποιες ελάχιστες απαιτήσεις , γεγονός που τους κάνει όχι αμελητέα δαπανηρούς.