Παραδοσιακά ποια είναι η διαδικασία των τιμολογίων
Παραδοσιακά, η διαδικασία διακίνησης του τιμολογίου έχει ως ακολούθως
- Το τιμολόγιο εκτυπώνεται από το σύστημα του προμηθευτή
- Αποστέλλεται με ταχυδρομείο στον αγοραστή *
- Ο αγοραστής αντιπαραβάλλει το τιμολόγιο με
- Δελτίο αποστολής (2-way match) για να διαπιστώσει ότι έχει τιμολογηθεί για αγαθά που έχει παραλάβει ή με
- Δελτίο αποστολής και εντολή παραγγελίας για να διαπιστώσει ότι εχει τιμολογηθεί για αυτά που παρέλαβε, τα οποία είναι αυτά που παρήγγειλε (είδη-ποσότητες-τιμές)
- Μετά τον έλεγχο, το τιμολόγιο οδεύει προς καταχώρηση, δηλ περνά από την διαδικασία του data entry και εισάγεται στο πληροφοριακό σύστημα.
- Ακολούθως αρχειοθετείται και φυλάσεται σε ειδικούς χώρους για τόσο χρονικό διάστημα, όσο προβλέπεται από την αντίστοιχη νομοθεσία.
* Εξαιρείται η περίπτωση του κοινού παραστατικού «Δελτίο Αποστολής – Τιμολόγιο» το οποίο υποχρεωτικά συνοδεύει τα αγαθά κατά την διακίνηση τους προς τον προμηθευτή.
Όπως φαίνεται από την παραπάνω απλή περιγραφή, το υπάρχον σύστημα υστερεί στους ακόλουθους τομείς:
- Ταχυδρομικά έξοδα αποστολής. Συνήθως τα τιμολόγια αποστέλλονται είτε με συστημένη αποστολή, είτε με ταχυμεταφορά για λόγους πιστοποίησης παράδοσης, γεγονός που προσθέτει κόστος ανά τιμολόγιο.
- Ο αγοραστής αντιπαραβάλλει το τιμολόγιο με άλλα παραστατικά manually. Η διαδικασία αυτή απαιτεί χρόνο και ανθρώπινους πόρους, δηλαδή κόστος και δεν εξασφαλίζει τον αγοραστή από την αποφυγή ανθρωπίνου λάθους.
- O αγοραστής καταχωρεί το τιμολόγιο σε σύστημα. Και πάλι, η διαδικασία καταχώρησης προεξοφλεί κόστος και υψηλό βαθμό λαθών, ειδικά στις περιπτωσεις που ο φόρτος καταχώρισης είναι μεγάλος.
- Στις παραπάνω διαδικασίες, πρέπει να προστεθεί και το μειονέκτημα της «μη πληροφορίας», καθόσον η γνώση της οφειλής προς τον προμηθευτή γίνεται γνωστή μετά την καταχώρηση στο σύστημα. Το μειονέκτημα αυτό πολλαπλασιάζεται, ειδικά αν το τιμολόγιο είναι και δελτίο αποστολής, διότι έως την καταχώρηση του, η εταιρία μόνο «εξωσυστεμικά» γνωρίζει τα προϊόντα που έχει στις αποθήκες της.
- Η αποθήκευση του τιμολογίου , μπορεί τέλος να αποδειχθεί μία πολύ δαπανηρή ιστορία για εταιρίες με τρομακτικά μεγάλο όγκο παραστατικών, καθόσον οι χώροι αποθήκευσης πρέπει να τηρούν κάποιες ελάχιστες απαιτήσεις , γεγονός που τους κάνει όχι αμελητέα δαπανηρούς.
