Βήματα υλοποίησης e-procurement
Αποτύπωση ροών εγκρίσεων
Το περιβάλλον του συστήματος ηλεκτρονικών προμηθειών θα προσομοίαζε σαν λειτουργία με ένα e-shop αν δεν υπήρχαν οι επιχειρησιακές διαδικασίες αποτυπωμένες στο λογισμικό. Κάθε εταιρία για να προβεί σε μία παραγγελία, ακολουθεί ένα τελείως συγκεκριμένο πλάνο διαδικασιών, οι οποίες μπορεί να διαφέρουν ανά κατηγορία προμήθειας, ανά ύψος προμήθειας, ανά προμηθευτή, ανά διεύθυνση κλπ. Το λογισμικό του συστήματος ηλεκτρονικών προμηθειών αποτυπώνει τις επιχειρησιακές αυτές διαδικασίες που στην ουσία είναι μία ροή εγκρίσεων για την διαδικασία αγορών. Κάθε χρήστης της ροής αναφέρεται (συνήθως) με το πραγματικό του όνομα, ή εναλλακτικά με τον τίτλο του (π.χ. προϊστάμενος Data Center) ή με την functional ιδιότητα του (π.χ. διαχειριστής προμηθευτών ειδών γραφείου).
Οι ηλεκτροποιημένες αυτές ροές εγκρίσεων έχουν επίσης και άλλες δυνατότητες και ιδιότητες όπως λόγου χάριν να ειδοποιούν με e-mail τους επόμενους για πιθανή ενέργεια, να αποστέλλουν υπενθυμίσεις, να εκτελούν παρακάμψεις κλπ. Με αυτόν τον τρόπο, η επιχείρηση συνεχίζει να λειτουργεί σύμφωνα με τις διαδικασίες της, όμως τώρα, αυτές είναι αυτοματοποιημένες, γίνονται γρηγορότερα και επιπλέον υπάρχει ιχνηλασιμότητα για κάθε αίτηση αγοράς, στατιστικά στοιχεία και καλύτερη δυνατότητα ελέγχου.
