Βήματα υλοποίησης e-procurement
Διαχείριση περιεχομένου
Με τον όρο Περιεχόμενο (Content), προσδιορίζουμε τις πληροφορίες που σχετίζονται με τα προϊόντα ή/και τις υπηρεσίες των προμηθευτών. Με τη συμμετοχή ενός προμηθευτή στις εφαρμογές Β2Β ηλεκτρονικών προμηθειών, αυτόματα δημιουργείται η ανάγκη για υπηρεσίες δημιουργίας ηλεκτρονικών καταλόγων και Διαχείρισης Περιεχομένου. Οι υπηρεσίες αυτές εχουν σαν αντικείμενο τα ακόλουθα:
- Παραγωγή και Ανάρτηση περιεχομένου των συνηθισμένων τιμοκαταλόγων με τη μορφή Ηλεκτρονικών Καταλόγων. Την εργασία αυτή αναλαμβάνει εξειδικευμένο προσωπικό (Content Analysts). Η πρωτογενής πληροφορία αναλύεται και επεξεργάζεται κατάλληλα για την έγκαιρη παραγωγή, συντήρηση και ανάρτηση (Content Administration) εμπλουτισμένου και έγκυρου περιεχομένου.
- Διαχείριση Επικοινωνίας με τους προμηθευτές. Είναι εργασίες που διαχειρίζονται οι Content Account Managers, σε συνεργασία με τα τμήματα προσέλκυσης και ενσωμάτωσης προμηθευτών (Supplier Adoption). Στην ουσία πρόκειται για την λειτουργία ενός ενδιάμεσου κρίκου ανάμεσα στους αγοραστές και προμηθευτές για ενημέρωσης καταλόγων με τη χρήση εξειδικευμένης μεθοδολογίας και τεκμηριωμένου υλικού.
Για την δημιουργία και την διαχείριση περιεχομένου, υπάρχουν ή/και αναπτύσονται συγκεκριμένα εργαλεία (Content Tools), από εμπειρους συμβούλους.
Kάθε ένα είδος (κωδικός) κάθε καταλόγου επεξεργάζεται σύμφωνα με συγκεκριμένη μεθοδολογία ώστε τα είδη να εμφανίζονται στους αγοραστές σε μορφή συγκρίσιμη και κατάλληλη για αγορά. Οι διαδικασίες που ακολουθούνται περιλαμβάνουν:
- Επικοινωνία με τον προμηθευτή για την καθοδήγηση του όσον αφορά στις προδιαγραφές που πρέπει να πληροί το περιεχόμενο.
- Παραλαβή περιεχομένου από τον προμηθευτή, επιθεώρηση, έλεγχος ύπαρξης υποχρεωτικών πεδίων (Κωδικός είδους προμηθευτή, Μονάδα μέτρησης, Σύντομη και Αναλυτική περιγραφή).
- Data cleansing - έλεγχος, επισήμανση και επικοινωνία με τον προμηθευτή για την ύπαρξη και διόρθωση:
- πολλαπλών κωδικών (SPNs).
- περιττών κενών ανάμεσα στους χαρακτήρες
- ανάμικτων χαρακτήρων (Ελληνικών-Αγγλικών).
- Kανονικοποίηση (Normalization), δηλαδή αντικατάσταση τυχόν συντμήσεων στις περιγραφές, με τις κανονικές λέξεις.
- Τυποποίηση (Standardization), δηλαδή χρήση συγκεκριμένης σειράς αναφοράς των χαρακτηριστικών στην περιγραφή για όλα τα ομοειδή είδη ((Είδος, Κατασκευαστής, Μοντέλο, Ειδικές πληροφορίες π.χ. Στυλό, Pilot, Μπλε, πάχος 0.28μμ, κ.λπ.).
- Κατηγοριοποίηση περιεχομένου (classification) κατά το διεθνές πρότυπο UNSPSC (United Nations Standard Product and Services Classification).
- Εμπλουτισμός περιεχομένου (Εnrichment) - (προαιρετικά) - με την ανεύρεση και συμπλήρωση τυχόν επιπλέον χαρακτηριστικών (Εικόνες και επεξηγηματικά σχήματα για τα προϊόντα, Τεχνικές ή κατασκευαστικές προδιαγραφές των προϊόντων, Video, Ιστοσελίδα του προμηθευτή ή του προϊόντος) τα οποία δε δίνονται στην αρχική περιγραφή.
- Έλεγχος Ποιότητας (Quality Assurance).
- IT Conversion και Upload (Ανάρτηση περιεχομένου).
