Βήματα υλοποίησης μίας δημοπρασίας
Σχεδιασμός
Η διεξαγωγή της δημοπρασίας εντάσσεται στο συνολικό πλάνο της διαδικασίας προμήθειας ως ακολούθως:
Πώς διεξάγεται μια δημοπρασία Β2Β
Οι Ηλεκτρονικές Δημοπρασίες είναι μία Υπηρεσία η οποία παρέχεται με βάση συγκεκριμένη μεθοδολογία και η οποία ακολουθεί συγκεκριμένα στάδια. Η διαδικασία απαιτεί συνήθως 3-5 ημέρες, ενώ η ίδια η δημοπρασία διαρκεί από 30’ έως συνήθως 60’.
Τα στάδια που ακολουθούμε σε κάθε Ηλεκτρονική Δημοπρασία είναι τα ακόλουθα:
Στάδιο 1- Αναφορά στο Business Case
Παρουσιάζεται από την Διοργανώτρια εταιρία στον πάροχο της υπηρεσίας το business case. Αναφέρονται προηγούμενες πρακτικές της Διοργανώτρια εταιρίας, ιδιαιτερότητες της συγκεκριμένης προμήθειας, τυχόν χρονοδιαγράμματα, αριθμός προμηθευτών, προηγούμενες τιμές αγοράς, κλπ.
Στάδιο 2- Πρόταση παρόχου υπηρεσίας
Προτείνεται από τον πάροχο, το σενάριο της Ηλεκτρονικής Δημοπρασίας που εξυπηρετεί καλύτερα την εν λόγω προμήθεια. Συμφωνείται ο τύπος της δημοπρασίας, η τιμή εκκίνησης, το βήμα της δημοπρασίας, ο χρόνος κανονικής διάρκειας και παράτασης και οι υπόλοιπες παράμετροι του σχεδιασμού. Συμφωνείται το χρονοδιάγραμμα της δημοπρασίας.
Στάδιο 3 – Ετοιμασία και αποστολή της Προκύρηξης Διαγωνισμού
Αποστέλλονται από την Διοργανώτρια εταιρία η προκήρυξη, οι Όροι της Δημοπρασίας και τυχόν άλλα συνοδευτικά έγγραφα στους ενδιαφερόμενους προμηθευτές . Το σημαντικό στοιχείο είναι ότι ρητώς αναγράφεται στην προκήρυξη, ότι οι προμηθευτές δεν θα καταθέσουν οικονομικές προσφορές, αλλά θα διοργανωθεί ηλεκτρονική δημοπρασία , απαριθμώντας τους όρους και τις λοιπές συμφωνίες που απαιτούνται.
Στάδιο 4 –Διεξαγωγή διαγωνισμού- Έλεγχος Προσφορών
Πραγματοποιείται από την Διοργανώτρια εταιρία έλεγχος των τυπικών δικαιολογητικών (εγγυητικές επιστολές, δηλώσεις νομίμων εκπροσώπων κλπ.), και η τεχνική αξιολόγηση. Ακολούθως αποστέλλεται στις εταιρίες που προκρίθηκαν επιστολή – πρόσκληση για να εκπαιδευτούν από τον πάροχο της υπηρεσίας και να παραλάβουν τους κωδικούς πρόσβασης ώστε να μπορούν να συμμετάσχουν στην δημοπρασία. Η Διοργανώτρια εταιρία ενημερώνει τον πάροχο της υπηρεσίας για τις εταιρίες που θα συμμετέχουν και τον εφοδιάζει με τα απαραίτητα στοιχεία των εταιριών.(επωνυμίες, υπεύθυνοι, τηλέφωνα, κλπ)
Στάδιο 5 – Εκπαίδευση Προμηθευτών
Ο πάροχος εκπαιδεύει τους συμμετέχοντες είτε δια ζώσης, είτε αποστέλλοντας εκπαιδευτικό υλικό, είτε μέσω e-learning. Στο τέλος της εκπαίδευσης τους παραδίδει τους κωδικούς πρόσβασης που απαιτούνται ενώ παραλαμβάνει από τους συμμετέχοντες τις βεβαιώσεις παραλαβής κωδικού. Διευκρινίζεται ότι είναι συνήθης πρακτική, οι εταιρίες που στο παρελθόν έχουν συμμετάσχει σε Ηλεκτρονική Δημοπρασία δεν εκπαιδεύονται εκ νέου υποχρεωτικά από τον ίδιο πάροχο, και δεν παραλαμβάνουν νέους κωδικούς για κάθε δημοπρασία που συμμετέχουν.
Στάδιο 6- Εικονική Δημοπρασία
Διεξάγεται μία εικονική δημοπρασία ώστε οι συμμετέχοντες να ελέγξουν την ετοιμότητα των συστημάτων τους και την επάρκεια των όσων τους παρασχέθηκαν κατά την εκπαίδευση.
Στάδιο 7 – Δημοπρασία
Πραγματοποιείται η Ηλεκτρονική Δημοπρασία και αποστέλλεται στο διοργανωτή το log file (εκτενής αναφορά) της δημοπρασίας (οι προσφορές με τις αντίστοιχες χρονικές στιγμές που υποβλήθηκαν, οι εταιρίες που τις υπέβαλαν, κ.α.)
