Ο ιστότοπος αποτελεί ευγενική προσφορά της cosmoONE Hellas MarketSite

Παρασκευή, 30 Ιουλίου 2021

e-Προμήθειες » Εφαρμογές » e-RFx »

Best practices (Do’s & Dont’s)

Μερικές βέλτιστες πρακτικές που μπορείτε να ακολουθήσετε ώστε να εξασφαλίσετε ότι η εφαρμογή eRFx θα συνοδεύεται με όλα τα οφέλη που μπορεί να προσφέρει μια τέτοια εφαρμογή/υπηρεσία είναι:

Κατανοήστε τις απαιτήσεις

Για την ανεύρεση κάθε προϊόντος που πρόκειται να αγοραστεί, είναι ζωτικής σημασίας η κατανόηση των τεχνικών προδιαγραφών, των απαιτήσεων υπηρεσιών, των βασικών κατευθύνσεων  και των προβλέψεων ζήτησης. Ζητήστε πληροφορίες και ανατροφοδότηση από όλους τους εμπλεκόμενους. Αυτό βοηθά στον προσδιορισμό του εάν απαιτείται eRFI ή eRFP ή eRFQ και στο ότι το eRFx θα είναι όσο το δυνατόν ολοκληρωμένο.

Εάν το προϊόν που αναζητάτε είναι τυποποιημένο στο σύνολο των προμηθευτών, γενικά θα χρειαστεί μόνο ένα eRFI για τους νέους προμηθευτές προκειμένου να καθοριστεί εάν ενδιαφέρονται ή όχι για προσφορά.και μπορεί να μην χρειαστεί eRFP αλλά κατευθείαν ένα eRFQ.

Ποσοτικοποιήστε τα κόστη αλλαγής υπαρχόντων προμηθευτών αλλά και των πιθανών ευκαιριών εξοικονόμησης Εάν το προϊόν προς προμήθεια είναι ένα τυποποιημένο προϊόν και οι ευκαιρίες εξοικονόμησης μέσω eRFx είναι χαμηλές, τότε συνίσταται  ένας κύκλος διαδοχικών eRFQ, ή ένα RFQ καλώντας τους υποψήφιους προμηθευτές σε μια τυποποιημένη αντίστροφη δημοπρασία (reverse e-auction) όπου θα επικρατήσει η χαμηλότερη προσφορά.

Περιλάβετε τη σωστή Πληροφορία

Όποτε είναι δυνατόν, χρησιμοποιήστε κοινούς επιχειρηματικούς ορισμούς, λειτουργικές και τεχνικές απαιτήσεις προκειμένου να είστε κατανοητοί. Κρατήστε τις επεξηγήσεις όσο το δυνατόν απλούστερες. Να είστε επίσης σαφείς στο σχήμα απάντησης και στην απαραίτητη τεκμηρίωση που επιθυμείτε να έχετε. Όπου απαιτείται, δώστε την ευκαιρία στους προμηθευτές σας να παρέχουν δημιουργική και καινοτομική ανατροφοδότηση.

Εκτός από την απαρίθμηση των προϊόντων ή/και των υπηρεσιών που αναζητά ο αγοραστής , είναι καλό να να παρέχετε πληροφορίες για τον ίδιο τον οργανισμό που αγοράζει και συναλλάσσεται με  πιθανούς προμηθευτές. Οι πληροφορίες αυτές μπορούν να αφορούν , εταιρικές πρακτικές και κανονισμούς προμηθειών καθώς και την μεθοδολογία αξιολόγησης  που θα χρησιμοποιηθεί. Αυτό θα ενημερώσει τους πιθανούς προμηθευτές ότι ο οργανισμός που αγοράζει είναι σοβαρός και τίμιος ότι έχει συγκεκριμένη  διαδικασία και επόμενα η διάθεση του προμηθευτή θα είναι να αρχίση μία  καλοπροαίρετη συνεργασία.

Επικοινωνήστε με τους προμηθευτές

Αν  έχει σταλεί eRFx για πρώτη φορά  σε προμηθευτές, μην αρκεστείτε στην εκπαίδευση και στην σιγουριά του συστήματος. Επιβεβαιώστε με ένα προσωπικό  τηλεφώνημα ότι το έλαβαν, ότι μπορούν να έχουν πρόσβαση σε αυτό, και ότι καταλαβαίνουν τι πρέπει να κάνουν για να ανταποκριθούν. Βεβαιωθείτε ότι καταλαβαίνουν σαφώς οποιεσδήποτε εξειδικευμένες ή προσαρμοσμένες απαιτήσεις και ότι οι ερωτήσεις τους απαντώνται εγκαίρως. Διαβεβαιώστε τους, ότι άλλαξε προς το κοινό συμφέρον η διαδικασία επικοινωνίας και όχι η σχέση σας με αυτούς.

Επίσης, να εξακολουθήσετε να επικοινωνείτε μαζί τους ακόμα κι αν δεν συνεργαστείτε έτσι ώστε αν τους βοηθήσετε να καταλάβουν γιατί κέρδισαν ή όχι, και τι μπορούν να κάνουν ώστε να γίνουν ελκυστικότεροι προμηθευτές στο μέλλον.

Δημιουργήστε ένα ισορροπημένο Scorecard

  1. Σιγουρευτείτε ότι το eRFx είναι δομημένο για να αξιολογήσει τη συνολική πρόταση ενός προμηθευτή.
  2. Καθορίστε τα βασικά κριτήρια αξιολόγησης, τις αναμενόμενες συμφωνίες επιπέδων εξυπηρέτησης (SLAs) και μια τυποποιημένη στάθμιση για κάθε κριτήριo.
  3. Αξιολογήστε την απάντηση κάθε προμηθευτή ως προς την τυποποιημένη στάθμιση και δημιουργήστε μία σταθμισμένη βαθμολογία  για κάθε προμηθευτή.
  4. Αποκλείστε  τους προμηθευτές εάν το γενικό τους αποτέλεσμα είναι χαμηλό στην πλειοψηφία των περιοχών απαντήσεων.
  5. Εάν ένας προμηθευτής έχει σχετικά καλή βαθμολογία σε όλες τις περιοχές αλλά είναι αδύνατος στις περιοχές «κλειδί» αποκλείστε τον, αλλά ταυτόχρονα βοηθήστε τον συμβουλευτικά να  βελτιώσει  τα επίπεδα βαθμολογίας του  σε εκείνες τις περιοχές.