Πως αλλάζει η διαδικασία ενός RFx μιας Δημοπρασίας όταν αυτή γίνεται ηλεκτρονικά;
Όταν η διαδικασία RFx γίνεται ηλεκτρονικά, και πάλι εμπλέκονται οι τρεις σημαντικές οντότητες, δηλαδή προμηθευτές-υλικά/υπηρεσίες-τρόπος αξιολόγησης, αλλά η τεχνολογία μας βοηθά να αντιμετωπίσουμε καλύτερα τα θέματα που προαναφέραμε στην παραδοσιακή διαδικασία.
Συγκεκριμένα, σε ότι αφορά τους προμηθευτές:
- Υπάρχουν on line λίστες προμηθευτών, τα στοιχεία των οποίων τα συντηρούν οι ίδιοι οι προμηθευτές με αποτέλεσμα η πιθανότητα λαθών και παραλήψεων να εκμηδενίζεται.
- Οι ηλεκτρονικές λίστες προμηθευτών είναι κατηγοριοποιημένες συνήθως με βάση κάποιο πρότυπο. Ο κάθε προμηθευτής καλείται να αυτοκατηγοριοποιηθεί, το οποίο έχει σαν αποτέλεσμα να είναι αυτός υπεύθυνος για την συχνότητα και την συνάφεια των eRFx τα οποία θα παραλαμβάνει. Η διαδικασία αυτή δηλ της εγγραφής, κατηγοριοποίησης και συντήρισης των καταλόγων των προμηθευτών γίνεται μέσω αρχικού registration process, ενώ η ηλεκτρονική λίστα μετατρέπεται σε ένα σύνολο από καταλόγους εγγεκριμένων προμηθευτών, ανά κατηγορία/μέγεθος/τοποθεσία/βαθμό εμπιστοσύνης κλπ στους οποίους εχουν πρόσβαση μόνο εξουσιοδοτημένα ατομα.
- Σε κάθε αποστολή eRFx τηρούνται σε βάση δεδομένων τα στοιχεία των αποδεκτών και των προμηθευτών που απάντησαν. Αυτό αποτελεί και στοιχείο του ηλεκτρονικού φακέλου του κάθε eRFx για κάθε χρήση, από στατιστική επεξεργασία και refinement εως auditing της διαδικασίας.
Σε ότι αφορά τα υλικά/υπηρεσίες προς προμήθεια, τα θέματα στα οποία η ηλεκτρονική διαχείριση προσφέρει βοήθεια και πλεονεκτήματα είναι τα ακόλουθα:
- Η κατηγοριοποίηση των προϊόντων δίνει την δυνατότητα στον αγοραστή να επισκοπήσει άμεσα, το κατά πόσο υπάρχουν ισοδύναμα, συμβατά και εναλλάξιμα υλικά στην ίδια κατηγορία.
- Η κατηγοριοποίηση επίσης συμβάλλει μαζί με υπηρεσίες και εφαρμογές spend management να διερευνήσουμε την ποικιλία και την πλήθος αντίστοιχων υλικών τα οποία εχουμε προμηθευτεί στο παρελθόν, ώστε να λάβουμε αποφάσεις περί ομοιομορφίας ή όχι.
Σε ότι αφορά το θέμα της αξιολόγησης, το όφελος του eRFx είναι έμμεσο. Με αλλα λόγια, δεν θα μας βοηθήσει στο να βγάλουμε απόφαση για την επιλογή του pass/fail ή Βαθμολογίας/Κόστος, αλλά θα μας εξυπηρετήσει τα μέγιστα βοηθώντας μας να εκτελέσουμε σωστά την επιλεγμένη διαδικασία. Συνήθως τα συστήματα eRFx περιλαμβάνουν templates τα οποία μπορούν να χρησιμοποιηθούν σαν πρότυπα, να αποθηκευτούν, να διαμορφωθούν και τελικά να συνθέσουν μία βιβλιοθήκη παλαιών eRFx και προτύπων, ώστε η διαδικασία να αποκτήσει συνέχεια ως προς τον εμπλουτισμό κάθε template που θα είναι ενας πρότυπος πίνακας τεχνικών προδιαγραφών και συντελεστών βαρύτητας ανά προϊόν, εγκυρότητα σαν αποτέλεσμα αρχικής εργασίας και τακτικής ανασκόπησης, συνέπεια ως προς την χρήση ιδίων κριτηρίων και συντελεστών διαχρονικά και αποδοχή από αγοραστή και προμηθευτές ως προς την διαφάνεια και πληρότητα της διαδικασίας.
